5 rzeczy, które musisz wiedzieć o tabelach przestawnych

5 rzeczy, które musisz wiedzieć o tabelach przestawnych

Poznaj obowiązkową wiedzę o jednym z najpopularniejszych elementów arkusza kalkulacyjnego Microsoftu.

1. Tabela przestawna robi „zdjęcie” Twoim danym.

Tabela przestawna (czasem będę używał skrótu: TP) wymaga źródła danych – żeby jej użyć musisz w swoim pliku mieć dane w formie tabelarycznej (przykład poniżej). Twoje kolumny potrzebują nagłówków – najlepiej unikatowych, dane natomiast muszą znajdować się w kolejnych wierszach.

Twoja TP w momencie jej użycia „zrobi zdjęcie” danym. Będziesz mógł w pełni cieszyć się analizą. Co natomiast jeśli do zakresu źródłowego dopiszemy kolejny wynik albo jakiś, które się już w nim znajduje, ulegnie zmianie? Tabela nie działa tak samo jak formuły i nie pobiera danych na bieżąco. Żeby zobaczyć zmiany, które wprowadziłeś musisz, będąc w TP, wybrać z karty Analizaopcję Odśwież. Jeśli dopisałeś wyniki pamiętaj też o sprawdzeniu czy zakres źródła Twojej TP obejmuje nowe linijki. Będąc w TP z karty Analiza wybierz Źródło danych. Excel zabierze Cię do miesjca z danymi – sprawdź czy obejmuje wszystkie i zatwierdź ok.

2. Tabela przestawna działa dużo szybciej niż formuły.

Tabele przestawne nie przeliczają się przy każdej zmianie danych przez co nie angażują aż tak pamięci i procesorów komputera. Możesz za ich pomocą zdecydowanie szybciej operować na dużych zestawach danych. Jeśli w Twoim arkuszu znajduje się, powiedzmy, 10 tyś. formuł napewniej proces przeliczenia zajmie pewną chwilę – wszystko zależy od komputera. Przy dużych zestawach danych warto pomyśleć o użyciu tabeli przestawnej. Dzięki „robieniu zdjęcia” znacząco oszczędza zasoby komputer , co powoduje, że cały proces analizy jest szybszy i przyjemniejszy. No bo kto lubi co chwilę czekać 3 minuty na przeliczenia?

3. Tabela przestawna jest dużo bardziej elastyczna niż formuły.

Jeśli chcesz, aby Twoja analiza była elastyczna pomyśl o tabelach przestawnych. Korzystanie z formuł warunkowego zliczania (suma.warunków, licz.warunki i inne) w sytuacjach gdzie jesteś pewny jak Twój raport ma finalnie wyglądać jest porządane. Jeśli natomiast nie jesteś jeszcze pewne jak temat ugryźć albo masz bardzo duży zestaw danych (10 tyś. wierszy +) rozważ użycie tabeli przestawnej. W prosty sposób możesz przeciągać kolumny tworząc tabele, które za jednym przeciągnieciem możesz zmienić. Formuły nie dadzą Ci takiej elastyczności pracy.

4. Możesz wykonywać analizy danych bez formuł.

Tabela przestawna pozwala tworzyć złożone analizy bez użycia nawet jednej formuły. Świetnie sprawdza się na przykład do tworzenia list uniaktowych, list sprzedaż w rozbiciu na dowolne kryterium (produkt, region, kategoria etc.), daje możliwość grupowania wyników według naszego uznania. Jeśli zajdzie potrzeba – możesz nawet w tabeli prestawnej stworzyć tzn. Pole obliczeniowe. To rozwiązania pozwoli dodać Ci kolejną kolumnę z obliczeniami – przykład? – możesz odjąć od kolumny przychód kolumną koszt otrzymując zysk – oczywiście wszystko w rozbiciu jakim sobie tylko zamarzysz ;-).

5. Możesz korzystać z dynamicznych wykresów przestawnych.

Jeśli potrzebujesz stowrzyć wykres, a nie jesteś pewny, czy to co on pokaże odpowiadam na pytanie postawione na początku analizy może warto pomyśleć o wykresie przestawnym? To rozwiązania – podobnie jak tabela przestawna – zapewnie pełną elstayczność. Źródłem danych dla takiego wykresu jest tabela przestawna. Wszystkie zmiany jakie w niej zajdą są na bierząco prezentowane graficznie. W tego rodzaju wykresach możesz również wykonywać filtrowanie – jeśli chcesz zawęzić swoje wyniki do konkretnych kategorii czy czasu zajmie Ci to dosłownie 3 kliknięcia – rozwiń filr, wybierz kryteria, zatwierdź.

Podusmowanie

Wyżej wymienione możliwości stanowią tylko część potęgi tabel przestawnych. To narzędzie świetnie nadaje się do analizy danych. Dzięki łatwemu odświeżaniu ich wyglądu i elastyczności zmian, jakie możesz do nich wprowadzić TP pozwalają zaoszczędzić dużo czasu. W połączeniu z wykresami przestawnymi potrafią znacząco podnieść efektywność, ale i przyjemność pracy. A w końcu nie tylko szybkość, ale i ograniczenia szansy na nerwicę są dla nas w pracy ważne 😉

Umiesz już korzystać z wyżej wymienionych rozwiązań?

Michał Kowalczyk

Pracuję jako starszy analityk w międzynarodowej korporacji. Cała moja kariera zawodowa związana jest z cyframi i pracą z programem Excel. W każdej z firm, których pracowałem, byłem i jestem uznawany za specjalistę i „tego gościa od Excela”. Swoją wiedzą dzielę się z szerszym gronem przy pomocy Facebooka.