Raportowanie to chleb powszedni pracowników korporacji. Czy raport zawsze musi być zrobiony w Excelu? Co to w ogóle znaczy „dobry raport”?
CZYM JEST RAPORT?
Z definicji tego słowa wynika kilka istotnych rzeczy. Raport to krótka i zwięzła forma, napisana w określonym celu, dla określonych odbiorców. To oznacza, że raport ma przede wszystkim coś podsumowywać. Nie jest rozbudowaną formą, tylko kwintesencją obrobionych informacji. Podczas tworzenia raportu musimy pamiętać, co jest jego głównym celem i kto z tego raportu będzie korzystał, aby dopasować go do odbiorców.
FORMY RAPORTÓW
Raporty możemy podzielić na dwa rodzaje. Jesteś na blogu o Excelu, więc pewnie na słowo raport jako pierwszy na myśl przyjdzie właśnie ten program. Raport możesz również stworzyć w formie pisanej – jako pliki PDF albo w postaci maila. Oba typy raportu mają ze sobą wiele wspólnego.
RAPORT W EXCELU
Zacznijmy od raportów w Excelu. Jak taki raport stworzyć? Pamiętajmy o celu, bo jest on tutaj kluczowy. Powinniśmy zwracać na niego uwagę już w momencie, gdy zaczynamy tworzyć plik, żebyśmy nie zatracili się w procesie budowania raportu. Excel jest na tyle złożonym programem, że często zdarza się nam gdzieś w nim odpłynąć, bo jakoś tak się fajnie te formułki składają i jakoś tak się fajnie to wszystko się liczy 😉. Na koniec dnia okazuje się, że siedzieliśmy kilka godzin nad raportem, który nie jest do niczego potrzebny. Zgubiliśmy w procesie cel.
Idealny raport w Excelu to taki, który pozwala odbiorcy wyciągnąć wnioski zaraz po spojrzeniu na niego. Musi zachować logikę i być przyjazny dla użytkownika końcowego. Jeżeli stworzyliśmy dobry raport to osoba korzystająca z niego, będzie w stanie podążać za tokiem myślowym twórcy.
Raport musi być prosty w użytkowaniu. Nie możemy zakładać, że osoba, która otworzyła nasz raport w Excelu, jest tak samo biegła w obsłudze tego programu jak my. Jako twórcy, naszym zadaniem jest, aby użytkownik końcowy nawet niezbyt zaznajomiony z Excelem, potrafił posłużyć się plikiem. Jeżeli podchodzimy do tworzenia raportów na zasadzie „dobra, zrobię tak sobie, a jak odbiorca sobie z tym nie poradzi, to jest niedokształcony”, to jest to kardynalny błąd projektanta. Raport budujemy często nie dla siebie, a dla kogoś, kto ma z niego korzystać.
Najlepiej, żeby raport w Excelu mieścił się na jednej stronie. Będzie to oczywiście zależało od rozdzielczości komputera, ale spora część ekranów w 2020 roku działa w rozdzielczości Full HD, czyli 1920×1080 pikseli. Powinniśmy starać się zmieścić w tej rozdzielczości. Możemy to zrobić za pomocą zmiany wielkości czcionki i przybliżenia oraz oddalania arkusza Excela.
Warto również przewidzieć możliwość drukowania. Część osób lubi czytać raporty w formie papierowej, choć z punktu widzenia ekologii nie jest to najlepsze rozwiązanie. Czasami nie ma dostępu do komputera i wtedy kartka papieru z wydrukowanym wcześniej raportem może okazać się przydatna. Szczególnie jeżeli przystępujemy do negocjacji z dostawcą. To łączy się z poprzednim punktem – jeżeli raport jest rozwlekły i mieści się na kilku kartach, może być ciężko go wydrukować.
WYKRESY
Wykres, podobnie jak raport, musi mieć jakiś cel. Nie wstawiamy go na ozdobę. To nie kolejna grafika w naszej prezentacji. Z wykresu użytkownik powinien być w stanie wyciągnąć wnioski. Ten rodzaj prezentacji danych powinien odpowiadać na pytania, które mogą zrodzić się w głowie osoby korzystającej z raportu, jeszcze zanim zostaną wypowiedziane.
Wykres powinien być przejrzysty. Starajmy się dobrać kolory tak, aby nie utrudniać odbioru. Patrząc na niektóre wykresy, można dostać ataku epilepsji. Nie róbmy z niego tęczy. Najlepiej korzystać ze stonowanych barw. Unikajmy wykresów kołowych. Jedynym przykładem, gdzie użycie takiego rodzaju graficznej prezentacji danych jest uzasadnione to procentowe zestawienia dwóch kategorii. Do tego rodzaju zestawień starajmy się jednak używać wykresów kolumnowych. Do prezentacji przebiegu danych w czasie świetnie sprawdzą się wykresy liniowe. O rodzajach wykresów można byłoby napisać całą serię postów, więc tu się zatrzymajmy 🙂
RAPORT PISEMNY
Przejdźmy do raportu pisemnego, w PDFie lub w postaci maila. Na co zwrócić uwagę? Jak powinny być skonstruowane takie raporty? Proponuję zbudowanie go z czterech elementów.
Pierwszym z nich jest streszczenie, tzw. too long; didn’t read (TL;DR). W streszczeniu starajmy się podsumować to, co jest zawarte w części właściwej.
Kolejny element to wprowadzenie. Opisujemy w nim problem, który jest rozważany w raporcie. Możemy się już lekko odnieść do konkluzji, które pojawią się na końcu raportu.
Następna jest część właściwa. Starajmy się trzymać zasad z definicji raportu – ma być krótki i zwięzły. Dobrze jest korzystać z wypunktowań i używać nagłówków, które pozwolą nam segmentować treść. Możemy również skorzystać z zasady, którą kierował się raport w Excelu – logicznego układu. Postarajmy się ułożyć raport w taki sposób, aby użytkownik był w stanie podążać za naszym procesem myślowym.
Unikajmy zdań ośmiokrotnie złożonych 🙂 , ponieważ trudno się je czyta. Mimo to ciągle takie formy pojawią się w niektórych raportach. Pamiętajmy także o odpowiednim języku, który to powinien być dopasowany do odbiorcy końcowego. Nie używajmy żargonu, jeżeli spodziewamy się, że odbiorca nie będzie go rozumiał.
Ostatnia część to konkluzje i rekomendacje. Konkluzje, to wnioski wyciągnięte na podstawie informacji z raportu. Bazując na nich, powinniśmy stworzyć nasze rekomendacje i zaproponować rozwiązania. To miejsce, w którym możemy wykazać się swoją wiedzą, inicjatywą i doświadczeniem. Jeżeli jesteśmy specjalistami w dziedzinie, w której przygotowaliśmy raport, to na pewno po przeczytaniu go nasuną nam się pewne przemyślenia.
AKTUALIZACJA RAPORTU
Skoro wiemy już jak i z jakich części zbudować raport, to warto wziąć pod uwagę sposób, w jaki go edytować i odświeżać (szczególnie raport w Excelu). Może zdarzyć się, że akurat z jakiegoś powodu nie będzie nas w pracy i ktoś inny będzie musiał zaktualizować nasz plik. Jako twórca możemy przeszkolić kogoś, kto będzie w stanie podczas naszej nieobecności to zrobić. Dobrą praktyką będzie również stworzenie checklisty kroków do odświeżenia w pierwszej karcie pliku. To zdecydowanie ułatwi proces i Tobie, i Twojemu zastępcy.
Raport należy przygotować tak, aby był maksymalnie łatwy do odświeżenia. W Excelu narzędziem, z którego dobrze korzystać są formuły, ale warto pomyśleć również o tabelach przestawnych. W przypadku tabel przestawnych odświeżenie raz przygotowanego raportu polega jedynie na wklejeniu nowych danych i odświeżeniu wszystkich tabel. Przygotowałem kurs tabel przestawnych, który pomoże Ci przygotować dobry raport w Excelu, który będzie prosty w obsłudze. Odwiedź stronę przestawne.pl, żeby dowiedzieć się więcej.
Ani w Excelu, ani w wersjach pisanych nie zapominajmy o zaktualizowaniu dat. Jeżeli raport przygotowujemy cyklicznie, warto opatrzyć go datą, abyśmy wiedzieli, z jakiego okresu pochodzą dane i kiedy były analizowane. Pamiętajmy, aby sprawdzić również tytuł i nagłówek.
BŁĘDY PRZY TWORZENIU RAPORTU
Wiemy już, co powinien zawierać dobry raport. Zajmijmy się teraz błędami myślowymi, które możemy popełnić w czasie jego tworzenia. Jesteśmy tylko ludźmi i działają na nas siły, których czasami nie jesteśmy świadomi. Przykładem jest nasza subiektywna ocena. Powinniśmy być maksymalnie obiektywni, aby nie nacechować raportu naszymi poglądami czy osobistymi przemyśleniami. Aby tego uniknąć, warto zgłębić się w tematykę błędów poznawczych i heurystyk. Heurystyki to, mówiąc ogólnie, uproszczone reguły wnioskowania. Istnieją różne rodzaje heurystyk, w tym wpisie omówimy dwa z nich.
Pierwszym typem jest heurystyka dostępności. Jeżeli ktoś nas kiedyś okradł, to od tego momentu przeceniamy możliwość ponownego wystąpienia tego zdarzenia. Zaginamy statystykę w naszej głowie, bo skoro raz coś nam się przytrafiło, to zakładamy, że może się to powtórzyć.
Innym przykładem jest heurystyka reprezentatywności, którą świetnie obrazuje poniższa sytuacja.
Bill ma 34 lata, jest inteligentnym, obowiązkowym, nieobdarzonym wielką wyobraźnią i raczej niemrawym człowiekiem. W szkole miał bardzo dobre oceny z matematyki i słabsze z nauk humanistycznych i społecznych. Co jest bardziej prawdopodobne dla Billa?
- Jest księgowym.
- W wolnych chwilach gra jazz.
- Jest księgowym i w wolnych chwilach gra jazz.
Zastanów się 3 sekundy i sprawdź odpowiedź poniżej:
Zastanówmy się teraz, co jest bardziej prawdopodobne. To, że Bill jest księgowym czy to, że gra jazz? A może to, że jednocześnie jest i księgowym i gra jazz? Statystycznie trudniej byłoby znaleźć kogoś, kto jednocześnie posiada obie cechy. Statystyka, że odpowiedzi 1 i 2 się pojawią, powinna być identyczna, bo to pojedyncze cechy. Najmniej razy powinna wystąpić odpowiedź 3, czyli Bill jest księgowym i w wolnych chwilach gra jazz. Najwięcej respondentów wybrało opcję 1 (Bill jest księgowym), następną pod względem liczby odpowiedzi była opcja 3 (Bill jest księgowym i w wolnych chwilach gra jazz), mimo że zgodnie z prawdopodobieństwem powinna być ostatnia. I jak, dałeś się zwieść swoim przekonaniom? 😉
Jeżeli podoba Ci się kwestia heurystyki i błędów poznawczych zachęcam cię do przeczytania książki „Pułapki myślenia” Daniela Kahnemana. Książka jest poświęcona takim przykładom. Myślę, że jej przeczytanie może uratować od błędów poznawczych niejeden Twój raport 😉.
PODSUMOWANIE
Powinniśmy pamiętać przede wszystkim o celu naszego raportu. Musimy tworzyć raporty w logiczny sposób, biorąc pod uwagę to, kim będzie jego odbiorca. Raport powinien być niedługi, przejrzysty i prosty do odświeżenia. Wersję pisaną warto podzielić na cztery części: streszczenie, wprowadzenie, część właściwą oraz konkluzje i rekomendacje. A jeśli w swojej pracy przygotowujesz raporty w Excelu i chcesz maksymalnie wykorzystać jego możliwości, zachęcam Cię do zapoznania się z kursem Tabel przestawnych od zera do mastera.
