100 czy 200 maili dziennie w korporacji to nie wyczyn. Jak poradzić sobie z taką liczbą wiadomości? Przed Tobą poradnik od A do Z, który sprawi, że Twoja skrzynka mailowa stanie się Twoim sojusznikiem.
SKRZYNKA MAILOWA – JAK ZARZĄDZAĆ?
Chyba każdy z nas ma skrzynkę, którą otwiera raz na ruski rok, aby znowu zastać tam 800 nieprzeczytanych maili. Spam i wiadomości z list mailingowych, które w ogóle nas nie interesują. Nie ma w tym nic złego. Problem pojawia się, kiedy tak wygląda nasza skrzynka mailowa w pracy albo główna skrzynka prywatna. Otrzymywanie milionów wiadomości i spamu sprzyja przeoczeniu istotnych informacji.
Skrzynka mailowa jest narzędziem na każdym stanowisku pracy w korporacji, ale też we własnym biznesie. Korespondencja zalewa nas z każdej strony. Nawet jeżeli masz wyłącznie skrzynkę prywatną, to zasady opisane w tym poście przydadzą Ci się w jej organizacji.
Historia z mojego życia. Kupiec, z którym pracowałem w pierwszej pracy, dostawał aż 200 maili dziennie. Wyliczyłem, że pracując po 8 godzin, doliczając przerwy, wychodziło mu mniej więcej 2 minuty 10 sekund na jednego maila. I to przy założeniu, że cały czas poświęciłby jedynie na samo odpowiadanie na maile!
Dlaczego w ogóle warto dbać o higienę skrzynki mailowej i jakie praktyki można wdrożyć, żeby zaoszczędzić czas swój, ale i czas innych? Skoro mamy skrzynkę mailową to nie tylko odbieramy maile, ale też je wysyłamy. Nasze działania mogą przyczynić się niechcący do rozhulania spamowej machiny.
STRATA CZASU
Pierwszym, istotnym problemem jest strata czasu, wynikająca z pisania zbyt długich maili. Wiadomości nie powstały po to, żeby pisać epopeje dziejowe. Komunikat powinien być krótki i jasny. Skoro napisaliśmy tak długi mail, z drugiej strony ktoś go musi przeczytać. Jeśli dostaliśmy maila-tasiemca, spędzimy dużo czasu na przeczytaniu go. Przy liczbie 200 maili na dzień i tylko dwóch minutach na wiadomość może się zdarzyć, że czasu zabraknie nawet na przeczytanie korespondencji (a co dopiero zajęcie się sprawą i odpowiedź).
Sprawdzanie skrzynki mailowej co chwilę niesie ze sobą niebezpieczeństwo rozkojarzenia, a więc i straty cennego czasu. Może masz jakieś zadanie, na którym musisz się w 100 procentach skupić? Cominutowe odświeżanie skrzynki mailowej Ci w tym nie pomoże. Ledwo wszedłeś w stan flow i nagle czujesz, że musisz sprawdzić, czy nie przyszła nowa wiadomość. Jeśli nie odpiszesz na wiadomość przez godzinę, to świat się nie zawali. Większość odbiorców wytrzyma nawet te 12-24 godziny w oczekiwaniu na odpowiedź. Gdyby sytuacja była naprawdę pilna, napisałby do nas pewnie na komunikatorze albo bezpośrednio zadzwonił.
Kolejna przestrzeń straty czasu to kwestia dotycząca sprawdzania maili, które nas nie dotyczą, czyli tzw. spamu. W zespołach dostajemy jakieś forwardy (wiadomość przekazana dalej od kogoś) czy wiadomości przesyłane do wszystkich, które nas nie interesują. Dostajemy takiego maila na skrzynkę i musimy go „tylko” usunąć. No właśnie. Tylko. Zanim zdecydujemy, żeby to zrobić, musimy się mu przyjrzeć, przeczytać i upewnić się, że sprawa nas nie dotyczy. Bardzo mnie irytowało, gdy czytałem maila i traciłem czas, zanim zrozumiałem, że nie jestem adresatem tej wiadomości…. Takie sytuacja bolą, szczególnie jeśli do przeczytania jest cała historia korespondencji i trzeba się wgryźć w temat, żeby zrozumieć, o co w tym chodzi. Starajmy się wychwytywać osoby, wysyłające do nas typowe maile „do wiadomości” i prośmy je o wypisywanie nas z list.
JAK ZAOSZCZĘDZIĆ CZAS?
Możemy sobie z takimi problemami sprytnie poradzić. Wyłączmy powiadomienia mailowe. Kiedy je dostajemy, odrywa ono nas od dotychczasowej pracy. Pojawia się uczucie ciekawości, chęć wejścia na skrzynkę i przeczytania maila. Sęk w tym, że takie oderwanie się powoduje potrzebę kilku minut czas powrotu do miejsca, na którym byliśmy przed otwarciem klienta poczty. Tutaj skrzynka mailowa pokazuje swoje niebezpieczeństwo.
Polecam Ci w ciągu dnia ustalić sobie stałe pory, kiedy skrzynka mailowa jest przez Ciebie sprawdzana, np. o 10, 12 i 14. Tylko kilka razy w ciągu dnia, to jest przestrzeń, kiedy włączam maila. W pozostałym czasie jest zamknięty, bo co chwilę wyskakujące powiadomienia powodują, że już przestajesz myśleć o tym, co teraz robisz i zaczynasz myśleć o mailu i tym, co jeśli jest tam coś ważnego? Takie postępowanie obniża znacząco Twoją produktywność. Zresztą podobnie, jak powiadomienia z mediów społecznościowych na telefonie.
WALKA Z „PRZEŚLIJ DALEJ”
Kolejna jest kwestia higieny antyspamowej, czyli walka z „forwardami”. W jednej z moich prac mieliśmy osobę z ksywką „Lady Forward”, czyli w korporacyjnym żargonie „Pani Prześlij Dalej”. Jeżeli masz do czynienia z korpo-spamerem, zachęcam do podjęcia z nim walki. Można poradzić sobie z tym problemem na 2 sposoby.
Możesz napisać tej osobie, żeby usunęła Cię z listy mailowej, bo Ciebie ta sprawa nie dotyczy. Spróbuj kilka razy, a w końcu się uda. Na początku może Ci się wydawać, że to nie ma sensu, ale uwierz, to świetne rozwiązanie. Masz jednego maila mniej do sprawdzenia, a jeżeli jest takich osób więcej, na pewno zauważysz różnicę. Może się okazać, że spośród 200 maili Ciebie dotyczy tylko 10. Pozostałe 190 to tylko maile FYI. W korporacyjnym żargonie FYI – for your information, czyli dla Twojej informacji. Jeśli chcesz usłyszeć więcej o korpo-mowie, zachęcam Cię do przesłuchania podcastu na ten temat (klik).
AUTOMATYZACJA SKRZYNKI MAILOWEJ
Drugi sposób na poradzenie sobie ze spamerem, nie wymaga kontaktu, a jedynie odpowiedniego skonfigurowania naszej własnej skrzynki. W Gmailu mamy etykiety, a w Outlooku opcje auto-przesuwania maili do odpowiedniego folderu. Pozwalają one zaznaczać wiadomości od konkretnej osoby, zawierające jakieś konkretne słowa albo o jakimś konkretnym temacie. Możesz je etykietować w odpowiedni sposób, czyli przerzucać do odpowiedniego folderu np. „SPAM – nie czytaj ? ”. Każdy mail od wybranej filtrem osoby trafi do tego folderu, a na dodatek może być już oznaczony jako przeczytany. Raz w tygodniu możemy przeglądnąć, co skrywa nasz spamerski folder. Jeśli nic interesującego – usuwamy wiadomości i w miarę możliwości wypisujemy się z list. Po czym poznać, że Cię nie interesują? Jeśli piąty raz z rzędu usuwasz maila, w ogóle go nawet nie otwierając, to znak, że lepiej się z mailingu wypisać ?
Etykiety są fajną rzeczą, bo automatycznie wybierają maile według konkretnej reguły i przesuwają do folderu. Dzięki temu skrzynka odbiorcza zawiera ich mniej. Te, które są spamem, od razu lądują w jakimś folderze i w ogóle nie rozpraszają Twojej uwagi. Bardzo często dostawałem raporty, które mnie nie dotyczyły i kiedy nie dało się przewalczyć usunięcia z listy, ustawiałem skrzynkę tak, aby te wiadomości automatycznie lądowały w odpowiednim folderze :). Dzięki temu łatwiej zachować higienę skrzynki mailowej, bo po jej otworzeniu widziałem tylko istotne wiadomości.
INBOX ZERO
Zakładamy teraz idealną sytuację: Twoja skrzynka mailowa odbiera tylko maile, które Cię interesują. Wypisałeś się z wszystkich list mailingowych, poustawiałeś etykiety. Dostajesz tylko te maile, które są bezpośrednio kierowane do Ciebie. Co z taką skrzynką i mailami zrobić? Jakie są sposoby pracy z nimi? Można korzystać z techniki „inbox zero”.
O co chodzi? Staramy się utrzymać pustą skrzynkę odbiorczą. Tak, dobrze przeczytałeś ? Pustą, czyli otwierasz skrzynkę, a tam nie ma nic. Doprowadzam u siebie do tego stanu co dzień. Powiesz: ale jak to? W skrzynce odbiorczej przecież zawsze jest dużo wiadomości. U mnie też kiedyś było. Kiedy postanowiłem wdrożyć inbox zero, policzyłem wiadomości na moich obu skrzynkach. Było ich około 2000. Po prostu tam sobie leżały. Wniosek był oczywisty: skoro mnie nie interesowały, to nie były mi potrzebne. Jeśli mam 2000 maili, których albo nie otworzyłem, albo przeczytałem dwa lata temu i nic z nimi nie zrobiłem, to po co one są w tej skrzynce? Zaznaczyłem wszystkie i… usunąłem.
PRZYKŁADOWA ORGANIZACJA
Dzięki inbox zero nasza skrzynka mailowa jest już czysta. Aby zachować na niej porządek, stwórzmy sobie kilka folderów. Na początek proponuję stworzenie folderu „do zrobienia” i folderu „mailingi”, czyli te maile, które zachowuję do przejrzenia później.
Jeżeli trafia do Ciebie wiadomość, masz kilka opcji.
- Po przeczytaniu wiadomości czujesz, że wykonanie zadania z treści zajmie Ci mniej niż 2 minuty pracy – robisz ją od razu.
- Widzisz, że to zadanie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, to przenieś wiadomość do folderu „do zrobienia” i zapisz sobie na kartce, w zeszycie czy w aplikacji (w zależności gdzie planujesz swoje zadania), co trzeba zrobić i kiedy się tym zajmiesz.
- Trzecia opcja dotyczy mailingów. Ustawiamy dla nich automatyczne etykietowanie i przenoszenie do folderu „mailingi”, który raz na jakiś czas przeglądamy. Trzeba tylko pamiętać, że jeżeli już któryś raz takiego maila nie otwieramy, to najlepiej się wypisać z subskrypcji (u dołu maila zwykle jest taka opcja). Jeżeli w tym mailingu jest coś do zrobienia, np. artykuł do przeczytania to wyznaczmy sobie stały dzień, w którym się tym zajmiemy. Możemy również zapisać sobie przypomnienie w kalendarzu czy aplikacji.
Jeżeli trafia do Ciebie jakiś spam to albo go etykietujesz i tworzysz regułę „przenieś do spamu”, albo się wypisujesz, albo go po prostu usuwasz. Po problemie.
Z każdym mailem postępujesz tak samo i jest higiena, jest pusto, jest inbox zero. U mnie to działa świetnie. Spróbuj koniecznie!
PISANIE MAILI
Przychodzi moment, w którym trzeba maila napisać. Oto kilka istotnych zasad jak najlepiej to zrobić. Po pierwsze, napisz w temacie, czego mail dotyczy. Jeżeli napiszesz tam „lubię placki123” to ktoś, kto otrzyma tego maila, nie będzie wiedział, o co chodzi. Pisząc jasno w temacie np. „Rozliczenie za poprzedni miesiąc zgodnie z prośbą”, odbiorca będzie wiedział, co to za sprawa. Pomaga tu również odpisywanie w wątku. Chyba w każdym kliencie poczty jest opcja „odpowiedz”. Dzięki odpisywaniu w wątku dużo łatwiej jest prześledzić historię danej sprawy. Jeśli ktoś stworzy nowy wątek, nie mamy łatwego dostępu do historii.
NIE UŻYWAJ WSZĘDZIE CAPS LOCKA ? Pisanie maila dużymi literami może zostać zrozumiane jako podniesienie tonu. To niegrzeczne i źle się takie wiadomości czyta. Można wyróżnić jakieś słowa przy użyciu podkreślenia, pogrubienia czy kursywy. Niekoniecznie cały mail powinien być pisany drukowanymi literami.
KRÓTKO, ZWIĘŹLE I NA TEMAT
Staraj się odpisywać od punktów, na temat i zwięźle. Są ludzie, którzy piszą naprawdę świetne powieści, natomiast to prawdopodobnie nie jesteś Ty ? A nawet jeśli, to mail na pewno nie jest miejscem, w którym te powieści powinniśmy tworzyć. Jeżeli ktoś prosi Cię o potwierdzenie otrzymania wiadomości, to nie musisz tam pisać „Hej. Jak się masz? Mam nadzieję, że dzień upływa Ci dobrze. Potwierdzam. Przy okazji chciałbym życzyć Ci miłego dnia.” Samo „Potwierdzam” wystarczy. Jesteś w pracy, nie musisz na każdym kroku robić small talku. Nie jesteśmy w Anglii ?
Emotikony. Można ich używać, ale też nie przesadzajmy. Nie róbmy w mailu Instagramowego opisu. Emotki powinny podkreślić nasz przekaz, ale nie przeładujmy nimi maila. Ktoś może mieć epilepsję i przez przypadek wywołamy u niego jej atak kolorowym mailem. Emotikony są ok, ale w rozsądnej ilości.
Na sam koniec – call to action, czyli wezwanie do działania. Jeżeli napisałeś pięknego maila, to możesz napisać na końcu „potwierdź, że to, co wysłałem, jest ok”, albo „oczekuję na odpowiedź do” jakiejś daty. Poproś tego, kto dostanie maila o jakąś czynność. Często po to piszemy maila, żeby otrzymać jakąś reakcję.
SZABLONY WIADOMOŚCI
Pewne wiadomości są cykliczne. Wysyłamy je regularnie w skali tygodnia czy miesiąca. Szkoda za każdym razem tworzyć wiadomość od początku.
Można zbudować szablony. Umożliwia nam to chyba każdy klient poczty. Jeżeli wejdziesz w Gmaila, w Ustawienia zaawansowane, znajdziesz tam opcję szablonów. Ta funkcja pozwala tworzyć szablony wiadomości. Jedyne co robisz, to w takim szablonie przed wysłaniem wiadomości to zmiana np. daty albo imienia.
Stwórz sobie automatyczny podpis. Nie musisz za każdym razem pisać „Pozdrawiam, Michał Kowalczyk”. Możesz zbudować auto podpis, który będzie dodawany na dole do każdego maila.
FAST KEYS
Na samym końcu mamy taką opcję, jak Fast Keys. To program, który pozwala automatycznie uzupełniać tekst. O co chodzi? Jako przykład opiszę Ci moją automatyzację. Jest nią informacja wysyłana do osoby, która chce otrzymać ode mnie certyfikat. Mógłbym za każdym razem pisać każdej osobie wszystko po kolei. Dzięki Fast Keys wpisuję w moim mailu przecinek i „MCERT”, a automatycznie pojawia mi się szablon maila i wyskakuje okienko z miejscem na wpisanie imienia kursanta. Po jego wpisaniu pojawia się gotowy do wysłania mail z automatycznie uzupełnionym imieniem osoby.
Niekoniecznie musi być szablon całego maila, mogą to być pojedyncze zdania lub zwroty. Przykładowo, można sobie ustawić kod: „,CJ”, dzięki któremu w mailu pojawi się zdanie „Czy jest jeszcze coś, co mogę dla Ciebie zrobić?”. Niby całe zdanie, a jednak napisane w pół sekundy. Wydaje się to błahą rzeczą, ale w skali miesiąca automatyzowanie tych małych, powtarzających się setki razy rzeczy daje olbrzymią oszczędność czasu.
Program działa nie tylko w mailu, ale również na Facebooku czy w każdym edytorze tekstu w Windowsie. Są też wersje na MAC. Poszukaj w Google frazy „Text Expander”. Można korzystać z wersji darmowej lub za niewielkie pieniądze zakupić opcję premium.
PODSUMOWANIE
Tak samo jak automatyzowanie zadań w Excelu za pomocą makr czy formuł, usprawnienia w zakresie skrzynki mailowej mogą być bardzo pomocnym narzędziem. Gorąco zachęcam Cię do wypróbowania rad zawartych w tym wpisie. Myślę, że pozytywnie wpłyną one na Twoją produktywność, jeżeli je zastosujesz, a zapchana skrzynka mailowa nie będzie już nigdy więcej powodem do frustracji.
