Wiedza o tabelach przestawnych to obowiązek każdego, kto pracuje w Excelu. To jedno z najpopularniejszych elementów arkusza kalkulacyjnego Microsoftu.
1. TABELA PRZESTAWNA ROBI „ZDJĘCIE” TWOIM DANYM
Tabela przestawna (czasem będę używał skrótu: TP) wymaga źródła danych – żeby jej użyć, musisz w swoim pliku mieć dane w formie tabelarycznej (przykład poniżej). Twoje kolumny potrzebują nagłówków – najlepiej unikatowych, dane natomiast muszą znajdować się w kolejnych wierszach.
Twoja TP w momencie jej użycia „zrobi zdjęcie” danym. Będziesz mógł w pełni cieszyć się analizą. Co natomiast jeśli do zakresu źródłowego dopiszemy kolejny wynik albo jakiś, który się już w nim znajduje, ulegnie zmianie? Tabela nie działa tak samo jak formuły i nie pobiera danych na bieżąco. Żeby zobaczyć zmiany, które wprowadziłeś, musisz będąc w TP, wybrać z karty Analiza opcję Odśwież. Jeśli dopisałeś wyniki, pamiętaj też o sprawdzeniu, czy zakres źródła Twojej TP obejmuje nowe linijki. Będąc w TP z karty Analiza wybierz Źródło danych. Excel zabierze Cię do miejsca z danymi – sprawdź, czy obejmuje wszystkie i zatwierdź ok.
2. TABELA PRZESTAWNA DZIAŁA DUŻO SZYBCIEJ NIŻ FORMUŁY
Tabele przestawne nie przeliczają się przy każdej zmianie danych, przez co nie angażują aż tak pamięci i procesorów komputera. Możesz za ich pomocą zdecydowanie szybciej operować na dużych zestawach danych. Jeśli w Twoim arkuszu znajduje się, powiedzmy, 10 tys. formuł najpewniej proces przeliczenia zajmie dłuższą chwilę – wszystko zależy od komputera. Przy dużych zestawach danych warto pomyśleć o użyciu tabeli przestawnej. Dzięki „robieniu zdjęcia” znacząco oszczędza zasoby komputera, co powoduje, że cały proces analizy jest szybszy i przyjemniejszy. No bo kto lubi co chwilę czekać 3 minuty na przeliczenia?
3. TABELA PRZESTAWNA JEST DUŻO BARDZIEJ ELASTYCZNA NIŻ FORMUŁY
Jeśli chcesz, aby Twoja analiza była elastyczna – pomyśl o tabelach przestawnych. Korzystanie z formuł warunkowego zliczania (suma.warunków, licz.warunki i inne) w sytuacjach gdzie jesteś pewny, jak Twój raport ma finalnie wyglądać jest porządane. Jeśli natomiast nie jesteś jeszcze pewny jak temat ugryźć albo masz bardzo duży zestaw danych (10 tys. wierszy +) rozważ użycie tabeli przestawnej. W prosty sposób możesz przeciągać kolumny tworząc tabele, które za jednym przeciągnięciem możesz zmienić. Formuły nie dadzą Ci takiej elastyczności pracy.
4. MOŻESZ WYKONYWAĆ ANALIZY DANYCH BEZ FORMUŁ
Tabela przestawna pozwala tworzyć złożone analizy bez użycia nawet jednej formuły. Świetnie sprawdza się na przykład do tworzenia list unikatowych, list sprzedaży w rozbiciu na dowolne kryterium (produkt, region, kategoria etc.), daje możliwość grupowania wyników według naszego uznania. Jeśli zajdzie potrzeba – możesz nawet w tabeli prestawnej stworzyć tzw. Pole obliczeniowe. To rozwiązanie pozwoli dodać Ci kolejną kolumnę z obliczeniami – przykład? – możesz odjąć od kolumny przychód kolumnę koszt otrzymując zysk – oczywiście wszystko w takim rozbiciu, w jakim sobie tylko zamarzysz ;-).
5. MOŻESZ KORZYSTAĆ Z DYNAMICZNYCH WYKRESÓW PRZESTAWNYCH
Jeśli potrzebujesz stworzyć wykres, a nie jesteś pewny czy to, co on pokaże odpowiada na pytanie postawione na początku analizy, może warto pomyśleć o wykresie przestawnym? To rozwiązanie – podobnie jak tabela przestawna – zapewnia pełną elastyczność. Źródłem danych dla takiego wykresu jest tabela przestawna. Wszystkie zmiany, jakie w niej zajdą są na bieżąco prezentowane graficznie. W tego rodzaju wykresach możesz również wykonywać filtrowanie – jeśli chcesz zawęzić swoje wyniki do konkretnych kategorii czy czasu, zajmie Ci to dosłownie 3 kliknięcia – rozwiń filtr, wybierz kryteria, zatwierdź.
PODSUMOWANIE
Wyżej wymienione możliwości stanowią tylko część potęgi tabel przestawnych. To narzędzie świetnie nadaje się do analizy danych. Dzięki łatwemu odświeżaniu ich wyglądu i elastyczności zmian, jakie możesz do nich wprowadzić TP pozwalają zaoszczędzić dużo czasu. W połączeniu z wykresami przestawnymi potrafią znacząco podnieść efektywność, ale i przyjemność pracy. A w końcu nie tylko szybkość, ale i ograniczenia szansy na nerwicę są dla nas w pracy ważne 😉
Umiesz już korzystać z wyżej wymienionych rozwiązań? Jeżeli czujesz, że obsługa TP Ci się przyda, zachęcam Cię do zapoznania się z kursem Od zera do Mastera (klik). Na pewno znajdziesz tam więcej użytecznych zastosowań TP!
