„Dobra znajomość Excela” czy „pakiet Office – zaawansowany” to pozycja, którą w CV można znaleźć bardzo często, ale czy za tym wpisem idą umiejętności, które pozwolą Ci zdać test Excela?
DOBRA ZNAJOMOŚĆ PAKIETU OFFICE W TWOIM CV I TEST EXCELA
Oprogramowanie biurowe Microsoftu jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań w firmach każdej wielkości. Wielu kandydatów na nowe pozycje bagatelizuje potęgę pakietu Office. Prowadząc rozmowy kwalifikacyjne zauważyłem, że wielu potencjalnych pracowników wpisuje dobrą znajomość tego oprogramowania. Często taki wpis ląduje w sekcji „dodatkowe”, a wygląda tak: „biegła znajomość pakietu Office”. Pakiet? Zastanawiałeś się kiedyś czemu to się tak nazywa?
W jego skład wchodzą np. Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Access, Teams. Nie wymieniłem wszystkich 🙂 O każdym można napisać kilka książek – takie książki nawet już istnieją. Pewnie zaczynasz rozumieć dlaczego „biegła znajomość pakietu Office” w Twoim CV może wcale nie być taka biegła, co? Wrzucanie tak wielu narzędzi do jednego worka i opisanie go czterema słowami w CV wydaje się być albo szaleństwem, albo niekompetencją.
Nasuwa się pytanie, jak rekruter spojrzy na tak opisaną pozycję? U mnie zawsze wywoływało to uśmiech, a z drugiej strony pewien niedosyt – ale ja jestem tylko jednostką. Ze wsparciem zawsze przychodziły certyfikaty. Ktoś, kto miał je w CV budził nadzieję na to, że świadomie wpisał znajomość Excela.
SKĄD MAM WIEDZIEĆ NA JAKIM POZIOMIE OBSŁUGUJĘ EXCELA?
Niestety większość kandydatów zakłada, że dobrze sobie radzą z Excelem. Jeśli otworzysz ten program i umiesz założyć sumę, pokolorować komórki i odejmować je od siebie to tak, umiesz to samo, czego uczą się nasze dzieci w szkole podstawowej – czasem (o zgrozo) w średniej czy na studiach! I niestety muszę Cię rozczarować. Nie jest to pełna biegłość.
Jestem wielkim anty-fanem nazywania swoich umiejętności jednym słowem, a wśród moich klientów widzę taką tendencję. Pytania w stylu „na jakim poziomie będę po kursie?” czy „co trzeba umieć, żeby mieć poziom średnio-zaawansowany?” to niemal codzienność.
Zadam Ci zatem pytanie: jaki poziom znajomości Excela ma ten, przed kim tabele przestawne nie mają tajemnic, ale z wykresami nigdy nie pracował i w sumie to nie czuje potrzeby korzystania z nich? Wyciągamy w takim wypadku średnią, czyli mam eksperta i poziom podstawowy więc rozwiązaniem jest poziom średnio-zaawansowany? Czy może jednak to laik? A może ekspert?
Mam nadzieję, że tak skonstruowane pytanie unaoczni Ci kuriozum określania poziomu znajomości tak złożonego programu jednym słowem.
CO ZATEM JEST TĄ MAGICZNĄ „PEŁNĄ BIEGŁOŚCIĄ”?
Pełna biegłość oznacza, że nie szukasz w Google pół godziny jakiej formuły musisz użyć albo jak jest zbudowana. Skupiasz się za to na tym, jak dojść do dobrych wniosków, jak uzyskać z danych informację, która Cię interesuje. Wiesz, że przed stworzeniem pliku musisz się zastanowić, gdzie ma Cię ten plik doprowadzić. Rozumiesz pełen wachlarz możliwości, jakie daje Ci program Excel i użyjesz tych, które są do Twojej sytuacji adekwatne – nie mniej, nie więcej. Twoje rozwiązanie – jeśli oczywiście będzie taka potrzeba – będzie łatwe do edycji przez osoby trzecie i zostawisz furtkę na taką edycję.
Pełna biegłość skłoni Cię też do myślenia kilka kroków na przód. Często będzie starał się optymalizować pliki już istniejące, abyście Ty lub Twój zespół nie tracili czasu na grzebanie w Excelu. Płacą Wam za dobre decyzje biznesowe – w końcu pracujesz w biurze, a nie na produkcji plików Excelowych 😉
ALE CZY TAKA PEŁNA BIEGŁOŚĆ JEST POTRZEBNA, ŻEBY ZDAĆ TEST EXCELA?
Na szczęście nie. Znakomita większość testów z rozmów kwalifikacyjnych (to zawsze będzie zależeć od firmy, stanowiska, a czasem działu) jest dość prostych dla osób, które miały już do czynienia z pracą z tym programem. Na rozmowie zazwyczaj nikt nie każde Ci wymyślać cudów. Twoje kompetencje zostaną zestawione z testem zbudowanym w oparciu o przyszłe obowiązki, jakie na Ciebie czekają już na stanowisku pracy. Umiejętność obsługi Excela mocno zależy od praktyki i to dzięki praktyce jego poziom wśród pracowników rośnie. Jeśli taką praktykę za sobą masz albo zrobiłeś (a nie tylko obejrzałeś) dobry kurs Excela (click) testy nie będą stanowiły dla Ciebie wyzwania. Jeśli otrzymasz już pracę z dnia na dzień pracując w omawianym programie będziesz uczył się więcej. Uważaj tylko na stagnację. Możesz jej uniknąć pomagając innym w ich problemach, udzielając się na forach czy grupach albo zmieniając stanowiska czy firmy.
Podsumowując: arkusze testowe Excela potrafią szybko odcedzić osoby z prawdziwą „zaawansowaną znajomością Excela”, od tych, którzy szukali dodatkowej linijki do okraszenia swojego CV.
JAKICH ZADAŃ NA ROZMOWIE KWALIFIKACYJNEJ MOGĘ SIĘ SPODZIWAĆ?
Na Facebooku zadałem podobne pytanie społeczności. „Jakie zadanie z Excela z testu na rozmowie o pracę pamiętasz?”. Posty dotarły do ponad 100 tys. osób. Na moją skrzynkę przyszedł niejeden test Excela, dostałem też sporo pojedynczych zadań. Najpopularniejszymi okazały się pytania związana z datami, filtrowaniem, sortowaniem, funkcją wyszukaj.pionowo i tabelami przestawnymi. W testach Excela znalazło się również sporo pytań dotyczących pracy na dużych zestawach danych. W zależności od stanowisk na kolejnych miejscach plasowały się zadania z obliczania marż czy zysków, korzystania z formatowania warunkowego, budowania wykresów czy funkcji tekstowych.
Wyżej wylistowane funkcjonalności to te, które pojawiały się w wiadomościach od społeczności z większą częstotliwością. Nie traktuj tego jako „to muszę umieć to zdam” – możesz zostać zapytany o masę innych możliwości programu Excel.
W arkuszach kalkulacyjnych za każdą funkcjonalnością kryją się fundamenty. W Excelu dobrze pracuje się jeśli już jest się obytym ze środowiskiem programu. Często to właśnie małe błędy typu nieprzeciągnięta do końca formuła czy zakres zaznaczony bez jednej komórki są powodem błędnych wyników i mogą być przyczyną milionowych strat.
Przykład? A proszę: Jeden z pracowników firmy TransAlta źle wkleił dane, co spowodowało błędne dopasowanie ofert do kontraktów. 10% zysku tej firmy po prostu się rozpłynęło. [źródło]
Jeśli nie znasz dobrze fundamentów pracy z Excelem może się okazać, że będziesz mieć problem z wyrobieniem się na teście o pracę w zadanym czasie.
Na koniec pamiętaj – rekruter może być albo wyrozumiały, bo każdy robi małe błędy, albo wymagający – w końcu szuka profesjonalisty, który dba o szczegóły swoich analiz.
TEST EXCELA? ALE JAK SIĘ PRZYGOTOWAĆ?
Dróg jest kilka. Postaw na praktykę. Rób tyle zadań, ile się da. I rób! A nie tylko je oglądaj! Też popełniałem ten błąd łudząc się, że kolejne wideo sprawią, że stanę się Excelowym championem. To jednak działa jak jazda samochodem – ile byś książek o tym nie przeczytał i filmów nie obejrzał – dopóki nie pojeździsz sam, nie będziesz umiał jeździć. No i nawet jak już zaczniesz – nie sprawi to, że staniesz się Robertem Kubicą. Jeśli opanujesz już dobrze poruszanie się w ruchu ulicznym (czyli fundamenty pracy w Excelu), rozwijaj się dalej. Nie stój w miejscu ze swoimi umiejętnościami!
Jak nauczyć się zatem Excela?
- Możesz sam próbować tworzyć dla siebie zdania – ale jak dopiero zaczynasz, będzie to dla Ciebie trudne. Nie znasz spektrum możliwości tego programu, więc będziesz sam dla siebie ograniczeniem.
- Możesz korzystać z darmowych materiałów w sieci – YouTube, blogi jak ten, Facebook czy po prostu Google będą pomocne w nauce Excela. Musisz jednak pamiętać, że z wiedzy, którą tam znajdziesz ciężko Ci będzie stworzyć spójną całość, a przekopywanie kolejnych materiałów jest bardzo czasochłonne.
- Udzielaj się na forach czy grupach. Problemy, które tam padają, wychodzą z życia, są praktyczne i nierzadko pochodzą prosto z etatowych biurek w korporacji.
- Zaczep się gdzieś na staż albo znajdź pracę, która może nie będzie Twoim szczytem marzeń jeśli chodzi o zarobki, ale z perspektywy czasu da Ci możliwość nauki Excela i może stanowić trampolinę dla Twojej kariery.
- Rób dobre kursy online / stacjonarne – nacisk na dobre, bo różne kursy już widziałem. Taki kurs przeprowadzi Cię za rękę po wszystkich potrzebnych zakamarkach programu Excel i pozwoli Ci zbudować solidną wiedzę. Kursy nie są bezpłatne, ale nie kosztują też majątku. Ich wielką zaletą jest oszczędność czasu, efektywność nauki i często certyfikat, którym możesz wykazać się w CV.
PODSUMOWANIE
Jeśli czeka Cię test Excela na rozmowie o pracę, a nie jesteś pewny swoich umiejętności – albo podnieś kwalifikacje, albo nie wpisuj w CV kompetencji, których nie masz. Zaoszczędzisz tym czas swój i przyszłego pracodawcy. Jeśli skorzystasz ze sprawdzonych rozwiązań, nauka Excela do rozmowy kwalifikacyjnej nie musi być drogą przez mękę. Nie musisz też znać wszystkich możliwości tego programu, aby z podniesionym czołem wejść na spotkanie o pracę. Jeśli sumiennie wykonywałeś zadania w czasie nauki jest spora szansa, że okażesz się najlepszym pod względem znajomości Excela kandydatem.
Jeśli czeka Cię test Excela – życzę Ci powodzenia!
