Niemal każdy ma dostęp do Excela czy arkuszy Google. Wszyscy wiedzą co to arkusze kalkulacyjne. Każdy umie się nimi posługiwać. Ale czy na pewno? Czy wiesz jakie możliwości drzemią w programie, który najpewniej masz już pod ręką? Zobacz, co możesz zrobić w Excelu, aby usprawnić biznes!
POPULARNOŚĆ EXCELA W BIZNESIE
Excel jest popularny prawie tak bardzo, jak język chiński. Według informacji podawanych przez Microsoft, z Pakietu Office korzysta 1,2 miliarda ludzi na świecie. W chwili pisania tego posta, Ziemię zamieszkuje prawie 8 miliardów ludzi, więc plus minus co siódma osoba używa programów Microsoftu. Bardzo prawdopodobne, że twoi koledzy, klienci i pracownicy wiedzą jak korzystać z programu Excel.
Jeżeli używasz dedykowanego systemu, który tworzy pliki w dedykowanym formacie i będziesz się chciał takim plikiem podzielić z klientem, to z dużym prawdopodobieństwem on tego pliku nawet nie będzie w stanie otworzyć (przez brak dedykowanego programu, z którego skorzystałeś). Jeżeli wyślesz mu dla porównania plik Excel to prawdopodobieństwo, że go uruchomi i będzie wiedział, jak mniej więcej ten plik zrozumieć rośnie. To olbrzymia przewaga, jaką ma Excel w biznesie.
CENA
Koszt pakietu Office w momencie pisania tego posta zaczyna się od 35 złotych za miesiąc. Jeśli wiesz, jak działa Excel w biznesie, to wiesz, że ta inwestycja się szybko zwórci. Musisz pamiętać, że to jest cały pakiet Office. Wymieniając tylko najpopularniejsze programy: oprócz Excela możesz na przykład znaleźć w nim Outlook (klient e-mail), PowerPoint (do tworzenia prezentacji) czy Access (do zarządzania bazami danych). Jeżeli nie chcesz płacić akurat za pakiet Office, możesz skorzystać np. z G-Suite, czyli płatnej wersji Gmaila dla przedsiębiorców. Tu przypomnę: jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to według regulaminu Google nie możesz korzystać z bezpłatnego Gmaila. Powinieneś korzystać z wersji płatnej – G-Suite. Oprócz klienta maila dostajesz tam dostęp do np. arkuszy Google czy dokumentów Google, a także ankiet Google. Korzystam i z Excela, i z G-Suite. Sprawę G-Suite pozwoliła mi załatwić ta firma (kliknij tu). Narzędzia Google to w teorii bezpłatna alternatywa dla Excela, choć bezpłatna tylko dla osób prywatnych. Zasadniczą przewagą arkuszy Google jest to, że pozwalają wygodniej pracować w chmurze. Podobne rozwiązanie można wprowadzić w pracy z Excelem (mam tu na myśli usługę OneDrive), jednak w moim odczuciu popularniejszym i łatwiejszym w obsłudze pracy dzielonej rozwiązaniem jest jednak arkusz Google.
ELASTYCZNOŚĆ
Jeżeli korzystamy z dedykowanego programu, mamy w nim wbudowane konkretne funkcje i metryki. Jeśli te gotowe metryki nam nie odpowiadają i będziemy chcieli mieć własne, dopasowane do nas rozwiązania, czeka nas wyboista droga przez Helpdesk. Trzeba ustalić z producentem czy dodadzą nową funkcję, kiedy to będzie możliwe, jak to będzie działać. Do takich sytuacji przydaje się nasz podręczny kalkulator na sterydach 😉. W Excelu łatwo sami stworzymy sobie metryki. Mając tylko dostęp do danych źródłowych, możemy je w odpowiedni sposób przekształcić: stworzyć raport, podsumowanie czy porównanie np. kwartał do kwartału, tydzień do tygodnia. Możemy sprawdzić, które produkty najszybciej rotują, które najwolniej lub które są tzw. długim ogonem, czyli nie są ani rentowne, ani nie przyciągają klientów do biznesu. Excel sprawdzi się do tego fenomenalnie. Wystarczy tylko wyeksportować dane z programu, w którym rejestrujemy sprzedaż i odpowiednio je przerobić w Excelu. Czasem można nawet podłączyć Excela bezpośrednio do bazy programu sprzedażowego, żeby nic nie trzeba było eksportować 🙂
SPRAWDZENIE INNYCH SYSTEMÓW
Wiemy już, że Excel w biznesie jest popularny, dosyć tani i łatwy w przystosowaniu do naszych potrzeb. Pytanie, do czego nam się może przydać? Bardzo często Excel działa jako papierek lakmusowy naszych systemów dedykowanych. W systemach dedykowanych często nie widzimy całej historii, która kryje się za wyrzuconymi danymi, a czasami systemy nie do końca funkcjonują tak, jak powinny. Do diagnozy możemy użyć Excela. To pozwoli nam sprawdzić, czy wszystko działa tak, jak należy. Oczywiście, można zadzwonić na Helpdesk, by upewnić się, że dedykowane oprogramowanie działa, jednak jest to dość problematyczne i trochę trwa. A często wystarczy zrobić prostą kalkulację „na kolanie”, żeby się upewnić czy wszystko gra.
Pamiętajmy też o drugiej stronie medalu sprawdzania. Historia zna przypadki na przykład firmy TransAlta, gdzie pracownik pomylił się przy wklejaniu ofert. Oferty zostały źle dopasowane do kontraktów, co spowodowało utratę 10% zysku firmy, czyli aż 24 mln dolarów! Musisz pamiętać o tym, aby w pracy z Excelem być ostrożnym.
BUDŻET
Excel w biznesie przyda się, aby zrobić budżet. Część z nas pewnie robi go na kartce. To nie jest zły sposób, ale ciężko dane w takim formacie potem zsumować czy poddać analizie. Jak zrobić najprościej budżet w Excelu? Wystarczy spisywać wydatki podzielone na konkretne grupy np. koszty transportu, logistyki, pracowników, obsługi księgowej, podatki. Tak samo podzielić też przychody typu sprzedaż produktów online, sprzedaż produktów stacjonarnych, szkolenia itp. Kategorie będą zależeć od Twojego biznesu. Mając tak zgrupowane koszty i przychody, dużo łatwiej jest policzyć zysk, czy oszacować podatek. Nawet jeżeli korzystamy z usług księgowych, warto mieć takie pliki u siebie, żeby samemu móc sprawdzić, czy nasze działania są opłacalne.
Ostatnio księgowa poprosiła mnie o to, abym jej wypisał wszystkie faktury z ostatniego roku. Spisuję regularnie faktury z podziałem w zależności od rodzaju wydatku. Gdybym tego nie robił, pewnie bym się zapłakał i szykował gruby segregator z dokumentami, a później spisywał z niego wydatki przez długi czas. Na szczęście wystarczyło otworzyć swoje zestawienie, wyfiltrować dane i wysłać e-mailem. Zajęło mi to tylko chwilę. Widziałem przykład innego klienta tej księgowej. Przyniósł 3-4 ręcznie spisane kartki A4 – daty, numery faktur, kwoty i co to było. Pewnie zajęło mu to sporo czasu, więc widać ile możemy zaoszczędzić, poświęcając raz w miesiącu trochę czasu (mnie takie podsumowanie zajmuje maks godzinę i uważam tę godzinę za jedną z ważniejszych w całym miesiącu). Uważam, że dla każdego przedsiębiorcy cennym jest czas poświęcony na prowadzenie budżetu. Wtedy widzi jak radzi sobie jego biznes, czy budżet jest wystarczający, czy trzeba coś zmienić.
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
Kolejny plus korzystania z Excela w biznesie, to zarządzanie projektami. Robiłem to w trakcie pracy na etacie. Miałem portfolio, na które składało się 850 produktów. Ich droga do klienta była bardzo długa. Trwała 13 miesięcy! Zanim produkt trafił na półkę, miał różne statusy np. w zamówieniu, negocjacje, wysłane itd. Czasem coś gdzieś bywało zatrzymywane, dlatego trzeba było śledzić niemal każdą sztukę. Stworzyłem w Excelu arkusz, w którym mieliśmy wypisane numery produktów ze wszystkimi szczegółami zamówienia. Zmianie ulegał jedynie status. To przykład, w którym Excel bardzo dobrze nadał się do zarządzania projektami. Jedyne czego trzeba było pilnować, to skrupulatne kontrolowanie statusów zamówień.
W Excelu można również zarządzać fakturami. Jeżeli masz zaległe faktury, możesz stworzyć prosty plik ze statusami, które będą automatycznie podświetlały linie np. ze zbliżającymi się płatnościami. Niech takie linie świecą się na kolor pomarańczowy, a te faktury, które są już zaległe, na czerwony. Możesz w ten sposób, otwierając plik Excela, łatwo wyłapać klientów, którzy jeszcze nie uregulowali płatności i szybko napisać do nich maila z przypomnieniem o zapłacie.
Przy zarządzaniu projektami nie można zapomnieć o wspólnej pracy za pomocą OneDrive czy arkuszy Google. Mamy udostępniony plik, na którym mogą pracować Twoi współpracownicy albo podwładni i każdy z nich może aktualizować status swojego zadania. Pracujemy razem na jednym pliku zamiast każdy osobno. Dzięki temu nie trzeba później nic łączyć czy przesyłać (znika problem znalezienia najnowszej wersji) i wszystko jest w jednym miejscu.
MAGAZYN DANYCH
Kolejnym zastosowaniem, jakie ma Excel w biznesie, jest magazynowanie łatwo przetwarzanych danych. Możesz je uzupełniać sam, albo skorzystać z systemu, w którym znajdują się Twoje dane. Aby móc na nich pracować, wystarczy je wyeksportować. Możesz na podstawie takiego zrzutu stworzyć łatwoodświeżalny raport albo możesz przechować dane, jako kopię zapasową na przyszłość. Excel umożliwia również łączenie danych z kilku eksportów, dzięki czemu łatwo możesz np. dopasować adresy e-mail do kontrahentów.
SZABLONY
Następne zastosowanie Excela to tworzenie powtarzalnych szablonów. Jedyne co musisz zrobić, to wkleić nowe dane do szablonu. Raz tworzysz raport, a np. za miesiąc pobierasz z Twojego systemu świeży zrzut. Dzięki temu nie tracisz czasu na ponowne układanie kolumn, sortowanie, podsumowywanie czy budowanie formuł. Wystarczy zrobić to tylko raz i później odświeżać plik z nowymi danymi.
Oprócz tworzenia raportów możesz też w Excelu tworzyć różne kalkulatory np. ofert, zysków z lokat czy opłacalności kredytów. Jako przykład podam jedno ze zleceń, nad którym dane mi było pracować. Było nim stworzenie dokumentacji do małego programu w Excelu, który służył jako formularz tworzenia wycen. Wybierało się tam parametry betonu i dodatkowe usługi takie, jak to, czy betoniarka ma przyjechać, czy trzeba ją potem umyć itd. Na tej podstawie można było policzyć ile potrzeba metrów sześciennych betonu i jaki będzie koszt, a nawet kiedy taka dostawa może być zrealizowana. I to wszystko zostało zrobione w Excelu! Zachęcam Cię do zapoznania się z kursem makr i VBA (klik). Idę o zakład, że dzięki niemu sam będziesz mógł już wkrótce napisać taki program😊
WYKRESY
Nie każdy z nas rozumie dane patrząc na same cyfry. Jako ludzie lubimy kiedy coś jest ładnie i klarownie zarysowane, a wykresy świetnie sprawdzą się do obrazowania naszych danych. Łatwiej na podstawie tak przedstawionych informacji wyciągać wnioski. Podczas tworzenia wykresów zawsze warto sobie zadać pytania: po co taki wykres powstaje i na jakie pytania ma nam odpowiedzieć? Dobrze zrobiony wykres pozwala zaoszczędzić masę czasu na analizę danych, szczególnie przy podejmowaniu ważnych biznesowych decyzji. Uwierz mi, wykresy się najzwyczajniej w świecie przydają. Czy to zwykły wykres liniowy, czy wykres Pareto, czyli analiza 20% wkładu i 80% efektów, czy wykres Gantta, który pokazuje podział projektu na zadania i ich rozłożenie w czasie. Możemy na podstawie takich wykresów prezentować dane i w użyteczny sposób z nich korzystać, wyciągając własne wnioski. Więcej informacji o wykresach i o tym jak je tworzyć znajdziesz w kursie Zaawansowanym (klik).
PODSUMOWANIE
Na sam koniec podsumujmy wszystkie plusy, jakie ma Excel w biznesie. Odpowiadamy również tym samym na pytanie, po co ci ten Excel? Mamy:
- popularność na świecie,
- zrozumienie działania przez wiele osób,
- niską cenę,
- oszczędność twojego czasu,
- narzędzie diagnostyczne dla innych programów,
- narzędzie do graficznej prezentacji danych.
Jedynym ograniczeniem w pracy z programem Excel jest Twoja kreatywność. Ten program jest bardzo elastyczny, bo można go używać jako np. program do zarządzania projektami, narzędzie analityczne, narzędzie do planowania i na wiele innych sposobów. Co użytkownik to inne zastosowanie :). Grunt, że nas wszystkich przybliża do tego, aby nasze biznesy działały lepiej, a na etacie pracowało nam się lżej.
