Określić poziom znajomości Excela nie jest łatwo, a ten temat często poruszają osoby mnie obserwujące czy uczestnicy moich kursów. Co trzeba zrobić i czego trzeba się nauczyć, żeby zaznajomić się z Excelem od A do Z?
OD CZEGO ZALEŻY POZIOM ZNAJOMOŚCI EXCELA?
Zanim przejdziemy przez kolejne poziomy znajomości Excela i omówimy umiejętności, które warto nabyć, trzeba się zastanowić jak je rozgraniczyć. Nie lubię używać słów typu „poziom średniozaawansowany” czy „poziom ekspert”, ale lepiej przemawiają one do wyobraźni. Kursanci wymagają jednak ode mnie zamykania Excela w ramy poziomów.
Jest to trudne z prostego powodu: jeżeli ktoś dużo pracuje np. na wykresach, tworzy masy prezentacji, to w wykresach będzie się dobrze odnajdywał. Z drugiej strony jeżeli ktoś pracuje w analizie danych, a nie robi prezentacji, to okaże się, że będzie umiał się lepiej posługiwać np. tabelami przestawnymi czy Power Query.
Mając wyżej wymienione dwie osoby, jak ocenić ich poziom zaawansowania? Wypadałoby sprowadzić je do jakichś prawideł. Trzeba by zrobić jakiś test i na tej podstawie ocenić ich poziom. Jedna będzie miała wysoki poziom umiejętności związanych z analizą, a druga umiejętności związane z graficzną prezentacją. Z drugiej strony osoba od analiz może być słaba w wykresach, a ta od graficznej prezentacji danych – w analizie.
Jak to wypośrodkować? To właśnie ta trudność ustaleniu poziomu Excela, w opisaniu go jednym słowem. Opis poziomu jakiejkolwiek kompetencji jest trudny. To powód, przez który raczej unikam stwierdzania poziomów podstawowy, średniozaawansowany, ekspert. W odpowiedzi na potrzeby moich kursantów, czy osób śledzących moją działalność siłą rzeczy tych słów używam. Przyjrzyjmy się, na jakie etapy dzielę poziom znajomości Excela.
ETAP I – FUNDAMENTY EXCELA
Czym są fundamenty Excela? Co warto wiedzieć, aby uznać swój poziom Excela za średni?
Będzie ci potrzebna:
- podstawowa znajomość obsługi okna Excela, czyli odnalezienie się w minimalnym stopniu na wstążce Excela. Wstążka znajduje się nad obszarem pracy, czyli nad komórkami,
- umiejętność dodawania, przesuwania czy usuwania arkuszy, kolumn i wierszy,
- znajomość rodzajów danych i różnic między nimi. Excel inaczej traktuje dane w formie wartości logicznych, daty, liczby a inaczej wartości tekstowe,
- filtrowanie i sortowanie danych. Mam tutaj na myśli i filtrowanie jednopoziomowe, w którym pracujesz na jednej kolumnie, i filtrowanie wielopoziomowe. Warto też znać rodzaje filtrów: liczbowe, tekstowe i datowe. Przyda się również sortowanie, czyli układanie danych w odpowiedniej kolejności,
- poruszanie się po dużych zakresach danych. Ciężko używać myszy, kiedy mamy do dyspozycji 30 000 wierszy. Kółkiem (scrollem) moglibyśmy się zajeździć na śmierć ? W takiej sytuacji warto nawigować po arkuszu za pomocą skrótów klawiszowych,
- blokowanie komórek (kojarzysz dolary w adresach?), bez tej opcji ciężko przejść do pracy na formułach,
- zrozumienie formatowania w Excelu,
- formatowanie warunkowe, które pozwala przyciągnąć uwagę użytkownika do konkretnego miejsca. To narzędzie podświetla komórki, dodaje ikony, które wyróżniają odpowiednie dane, nie zmieniając ich wartości, dzięki czemu łatwiej analizuje nam się raporty,
- zrozumienie działania daty w Excelu. Wbrew pozorom daty nie są wcale takie trudne. Są traktowane jako liczba dni, która upłynęła od pierwszego stycznia 1900 roku,
- znajomość formuł datowych. Samo zrozumienie działania dat to jeszcze nie wszystko. Możemy wykonywać na ich operacje, odpowiednio wyciągać dane takie, jak liczba dni roboczych pomiędzy konkretnymi datami, w połączeniu z formułami logicznymi, aby określić, co się stało zadanym przedziale czasu,
- warto znać podstawy wykresów, żeby móc je wstawić na prezentację. Dobrym pomysłem jest zgłębienie metodyki budowania dobrych wykresów,
- podstawy tabel przestawnych, to wstęp do nieco bardziej zaawansowanej analizy,
- podstawowe skróty klawiszowe.
Formuły:
- zaokrągleń – w rozumieniu programu Excel usuwanie zer za pomocą formatowania to nie jest usuwanie, a ukrywanie ? Warto nauczyć się prawidłowego zaokrąglenia. Sprawdza się, kiedy przeliczamy waluty albo faktury VAT netto – brutto,
- wyszukań – szczególnie warto wspomnieć o formule WYSZUKAJ.PIONOWO, czyli „królowej-korpo formuł”. To bardzo popularne rozwiązanie, choć ma swoje wady. Jest jeszcze jej siostra – WYSZUKAJ.POZIOMO, o której również warto pamiętać,
- logiczne, np. formuła JEŻELI. Na poziomie podstawowym trzeba chociaż zrozumieć, jak ta funkcja działa. Funkcja JEŻELI sprawdzi, czy nasi handlowcy osiągnęli wyniki sprzedażowe. Jeżeli osiągnęli wynik, to dostają np. premię. Przykłady użycia funkcji JEŻELI można mnożyć. To pierwsza bardziej algorytmowa funkcja, która pozwala przekuć nasze myślenie na Excela i pozwolić mu decydować za nas.
Funkcje, które wspomniałem, znajdują się w kursie Excel w CV (klik). Są tam fundamenty Excela do poziomu średniego. Te możliwości musi znać koniecznie każdy, kto wybiera się do pracy w korporacji lub prowadzi swój biznes i planuje korzystać z Excela.
ETAP II – TABELE PRZESTAWNE
Etap drugi to wejście w głębszą analizę, głównie za pomocą tabeli przestawnych.
Tabela przestawna to sprytne narzędzie, zbudowane na zestawie danych. Źródłem mogą być olbrzymie tabele, zawierające nawet ponad 500 tysięcy wierszy. Silnik tabeli przestawnej świetnie sobie radzi z tak dużymi zestawami danych i znacznie ułatwia nam ich analizę. Dzięki intuicyjności tego narzędzia możesz szybko i przyjemnie budować efektowne zestawienia.
Ucząc się pracy w tabelach przestawnych, musisz pamiętać o danych źródłowych:
- jak powinien wyglądać układ danych,
- jak w tabeli przestawnej zachowują się konkretne rodzaje danych – liczbowe logiczne, datowe i tekstowe,
- czy źródłem będzie zwykła tabela, czy tabela rozumieniu Excela i jaki to ma wpływ na odświeżanie danych.
Warto również poznać funkcje takie, jak:
- pola i elementy obliczeniowe. To narzędzia wbudowane w tabelę przestawną, pozwalające dodawać do niej kolejne kolumny, w których będą wykonywane obliczenia,
- dane możemy prezentować na wiele sposobów: zliczać np. nasze zamówienia, pokazać wyniki sprzedaży poszczególnych kategorii jako procentowy udział w całości,
- modele danych, które umożliwiają łączenie ze sobą tabeli z różnych plików. Gdy nie wszystkie dane możemy mieć w jednym pliku, budujemy relacje pomiędzy tabelami i tworzymy podsumowanie,
- dashboard, czyli łączenie ze sobą kilku tabel przestawnych za pomocą fragmentatorów. Fragmentatory to sprytne, ładnie wyglądające guziki pozwalające filtrować dane we wszystkich tabelach przestawnych połączonych w raporcie jednocześnie.
Tabele przestawne to ogromne i bardzo złożone narzędzie i niestety jest często bagatelizowane. Gorąco zachęcam do zgłębienia tego tematu. Możesz to zrobić od A do Z dzięki kursowi tabele przestawne od zera do Mastera (klik).
ETAP II – POWER QUERY
Kolejny etap głębszej analizy to Power Query – narzędzie, które zostało wprowadzone do Excela od wersji 2010 (w wersji 2010 i 2013 dodatek Power Query trzeba doinstalować, a w 2016 i wyżej ten dodatek jest już wbudowany w programie Excel). W dużym skrócie Power Query pozwala na pobieranie danych z różnych źródeł np. z API, ze stron www, z innych plików, z tzw. „hurtowni danych” czyli bezpośrednio z miejsca, w którym te dane są przechowywane. Power Query umożliwa również przekształcanie danych.
Wielkim plusem Power Query jest jego szybkość działania. Umożliwia pracę na bardzo dużych zestawach danych, przekraczających możliwości Excela (arkusz Excela może pomieścić 1 048 576 wierszy). W Power Query możesz pracować nawet na kilku milionach wierszy. Pamiętaj jednak, aby przed eksportem danych do Excela, ograniczyć ich liczbę tak, aby zmieściły się w arkuszu. Jeśli chcesz poznać Power Query, sprawdź kurs narzędzi Power (klik)
ZAAWANSOWANE FUNDAMENTY
Przechodzimy do następnego poziomu, który nazywam „zaawansowane fundamenty”. To przestrzeń pomiędzy poziomem średnim a zaawansowanym. Tu znajduje się to, co jest pomiędzy fundamentami od poziomu średniego aż do końca:
- pozostałe opcje na wstążce, których nie omówiliśmy w części fundamentów Excela do poziomu średniego i dodatkowo poszerzenie tych, o których wcześniej wspomnieliśmy,
- obsługa każdej możliwości Excela, której brakuje – np. obsługa Solvera, nauczenie się drukowania, tworzenia znaków wodnych, nagłówków, zakładanie i zdejmowanie haseł, zaawansowane formatowanie warunkowe, czyli formatowanie stosujące kolory na podstawie formuł, filtrowanie zaawansowane,
- menedżer nazw i możliwość tworzenia tzw. dynamicznych zakresów,
- praca na wielu arkuszach,
- triki optymalizacji i dobre praktyki, które należy stosować, żeby Excel się nie zacinał, formuły przeliczały się szybciej, itp.,
- pozostałe skróty klawiszowe,
- zagnieżdżenie formuł.
Najczęściej używane grupy formuł:
- finansowe, za pomocą których możesz np. obliczyć zyski z lokaty, zwrot z inwestycji, czy procentowe koszty twojego kredytu przy odpowiednich założeniach,
- logiczne, np. funkcje JEŻELI, LUB, ORAZ, WARUNKI, NIE, JEŻELI.BŁĄD, czy JEŻELI.ND. Przydają się do tworzenia bardziej zaawansowanych algorytmów. Zagnieżdżając jedną funkcję w drugiej, można tworzyć bardzo złożone formuły,
- wyszukiwania i odwoływania, takie jak INDEKS, PODAJ.POZYCJĘ, WYSZUKAJ.PIONOWO, WYSZUKAJ.POZIOMO i nowe funkcje wyszukiwania dodane do najnowszego Excela w wersji 365, czyli X.WYSZUKAJ czy X.DOPASUJ, również funkcje WIERSZ, KOLUMNA, UNIKATOWE, PRZESUNIĘCIE czy SORTUJ,
- matematyczne, SUMA.WARUNKÓW, SUMA.JEŻELI i MODUŁ.LICZBY, czyli takie, które na podstawie warunków pozwalają operować na liczbach. Są zbliżone w działaniu do tabel przestawnych, ale nadal potrzebne. Nie wszystko można zrobić tabelą przestawną,
- statystyczne, pozwalają np. wybrać wartość najwyższą, najwyższą z kolei, najmniejszą i najmniejsza z kolei – MAX, MAX.K, MIN, MIN.K, a także funkcje, które pozwalają zliczyć wystąpienia konkretnych wyników na podstawie kryterium, czyli LICZ.WARUNKI i LICZ.JEŻELI,
- bazodanowe, np. BD.ILE.REKORDÓW.A, BD.SUMA, BD.ŚREDNIA. Te funkcje pozwalają w łatwiejszy sposób wyciągać dane z interesującej nas bazy. Są często niedoceniane i mało osób wie, jak działają,
- informacyjne, są bardzo dobrym dodatkiem do logicznych. Pozwalają stwierdzić, czy w komórce znajduje się np. błąd, liczba, liczba parzysta itd. To funkcje pomocne w budowaniu algorytmów. Na podstawie funkcji informacyjnej, funkcja logiczna może wykonywać różne działania. Należą do nich też funkcje ARKUSZ czy KOMÓRKA, które ułatwiają pobranie danych z komórek.
To była część zaawansowanych fundamentów. Jeżeli chcesz poznać możliwości Excela w stopniu zaawansowanym, sprawdź stronę zaawansowany.pl.
OSTATNIA CZĘŚĆ – MAKRA I VBA
Ostatni poziom obsługi programu Excel to makra i VBA. Makra automatyzują wcześniej stworzone działania. Jeżeli zbudowaliśmy jakiś raport i odświeżamy go ręcznie – kopiujemy dane z różnych plików, wklejamy, przenosimy, a potem wysyłamy ten raport do konkretnych osób, za pomocą makra możemy te czynności zautomatyzować.
VBA czyli Visual Basic for Applications to język, za pomocą którego możesz komunikować się z edytorem makr, a same makra to napisane przez nas skrypty. Makra i VBA są trochę jak polewa do lodów – jeżeli lody już mamy i je nią polejemy, to są jeszcze lepsze ?
W dużym skrócie makrami automatyzujemy wszystkie wspomniane wcześniej funkcje. Mógłbym porównać wiedzę związaną z makrami i VBA do wszystkiego, czego uczymy się wcześniej razem. To jest praktycznie osobny świat i dobrze go znać, bo przyspiesza tempo pracy.
W temacie makr i VBA również stworzyłem przewodnik od A do Z, który nazywa się (jakżeby inaczej ?) Makra i VBA (klik).
PODSUMOWANIE
Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego poradnika już wiesz, co trzeba umieć, żeby uznać się za mistrza Excela. Teraz widzisz, że Excel to nie tylko suma, jak mawiają niektórzy studenci. Ciężko jednoznacznie stwierdzić, jaki poziom znajomości Excela się ma, za to pewne jest, że umiejętność obsługi programu Excel jest naprawdę cenna na rynku pracy.
PS: Temat ten poruszałem również w podcaście 41 (klik). Zachęcam Cię do jego wysłuchania, jeśli jesteś ciekawy, jak w praktyce używałem wielu z wymienionych wyżej funkcji Excela.
