Automatyzacja pracy

Nie po to wymyśliliśmy koparki, aby kopać łopatą – te słowa kolegi brzmią w moich uszach. Ciągle coś robimy, nie możemy odkopać się z obowiązków i zadań. Z pomocą przychodzi automatyzacja pracy!

DLACZEGO NIE AUTOMATYZUJEMY NASZEJ PRACY?

Rozpoczniemy krótką historią.

Pewien człowiek idzie przez las. Widzi drwala, który pracując bez wytchnienia ścina drzewo.  Nasz spacerowicz pyta rąbiącego:

-„Co pan robi tą tępą siekierą?”

-„No jak to co? Ścinam drzewo.”

-„A dlaczego pan sobie jej nie zaostrzy?”

-„Nie mam czasu. Ścinam drzewo.”

Tę historię przedstawił w książce 7 nawyków skutecznego działania Stephen Covey (link do książki).  Świetnie pasuje jako wstęp do dzisiejszego wpisu. Odpowiedzi w podobnym charakterze słyszę, zadając pytanie: „dlaczego nie automatyzujesz swojej pracy?” – „Bo nie mam na to czasu.”. Brak czasu na automatyzację pracy wynika z przekonania, że jest ona trudna i czasochłonna. A można dzięki niej czerpać korzyści długofalowo, w przyszłości. W tym poście opowiem, jak wygląda automatyzacja pracy w mojej mocno zautomatyzowanej firmie. Wierzę, że zainspiruję Cię do zastosowania kilku chwytów z tego wpisu u Ciebie :).

SKRZYNKA E-MAIL

Po pierwsze stosuję etykiety. Pracuję na Gmailu, który ma możliwość automatycznego etykietowania poszczególnych maili. Podzieliłem maile na trzy grupy: transakcje, mailingi i pracownicy.

Jeżeli ktoś kupił mój kurs, dostaję dwa maile: jeden od operatora płatności, a drugi z platformy kursowej. Mail od operatora od razu trafia do osobnego folderu i jest oznaczony, jako przeczytamy. Ten z platformy na podstawie ID dostaje etykietę odpowiedniego kursu i odpowiedniego abonamentu tak, abym wiedział, jaki konkretnie kurs się sprzedał bez otwierania maila – etykieta ma odpowiedni kolor i informacje nt. sprzedanego kursu.

Stworzyłem również etykietę dla newsletterów. Jeżeli zapisuję się do kogoś na mailing, wiadomości od niego automatycznie dostają niebieską etykietę „newsletter”. Jeżeli mam czas, aby przeczytać wiadomość, czytam ją, a jeżeli nie wrzucam ją do folderu etykiety „newsletter” i pod koniec tygodnia w wolnym czasie przeglądam te maile.

Trzecia etykieta jest dedykowana moim pracownikom. Jeżeli pracownik pisze do mnie wiadomość, jest ona automatycznie etykietowana.

Ta sprytna automatyzacja pozwala szybko zidentyfikować nadawcę czy zawartość maila. Jest dla mnie szczególnie przydatna, jeżeli chodzi sprzedane kursy, bo takich wiadomości dostaję sporo (mam 4000+ kursantów i połowa z nich ma więcej niż 1 kurs).

SOCIAL MEDIA

Kontakt ze mną na czacie fanpage na Facebooku jest częściowo zautomatyzowany poprzez czatbota. Korzystam z rozwiązania o nazwie ManyChat. Popularną konkurencją dla niego jest Chatfuel (linkuję oba, aby łatwiej było Ci wybrać). W jaki sposób czatbot mi pomaga? Regularnie robię transmisje live na Facebooku, podczas których pracuję na przygotowanym wcześniej pliku Excela.  Jeżeli ktoś skomentuje post z transmisją, dostaje ode mnie plik.

Manychat pomaga mi również w komunikacji. Jeżeli na fanpage’u FB klikniesz wysłanie wiadomości, to otrzymasz informacje, kim jestem, co robię, a także link zapisu do newslettera (zachęcam do zapisu 🙂 ). Odpisuje również na niektóre wiadomości. Jeżeli ktoś do mnie napisze „Dziękuję” to automatycznie wysyła się odpowiedź „Również dziękuję”. Dlaczego tak? Sam napisałbym dokładnie to samo. Po co mam to robić ręcznie, skoro może to zrobić za mnie automatyzacja?

PISANIE WIADOMOŚCI

Skoro jesteśmy już przy piszących automatyzacjach, w tym obszarze korzystam również z „text expandera”. To sprytne narzędzie ułatwiające pisanie wiadomości. Korzystam dokładniej z Fast Keys. Pozwala tworzyć skróty tekstowe, które generują całe zdania. Jeżeli wpiszę „,fv”, program wypisze od razu moje dane firmy. Mam w ten sposób ustawione m.in. dane firmy, rachunek do urzędu skarbowego, swój rachunek. Jeżeli chcę komuś szybko wysłać któreś z tych informacji, to po prostu wpisuję ustalony wcześniej skrót i nie muszę ich nigdzie szukać.

W podobny sposób mam ustawione często wysyłane linki np. dużo osób pyta jak kupić Office. Wtedy wpisuję sobie tylko „,pakietOffice” i w tym miejscu pojawia się link do posta na blogu (to ten post, kliknij), którym jest zainteresowany odbiorca. Automatycznie witam się również na LinkedIn. Każdy, kto zaprosił mnie do znajomych w tym serwisie społecznościowym, dostaje ode mnie powitanie. Robię to oczywiście ręcznie, ale zatwierdzając Enterem, pojawia się cała długa wiadomość, która trafia bezpośrednio do tego kontaktu, który mnie do znajomych zaprosił. Robię to tylko wtedy kiedy ktoś mnie zaprasza, a do mnie nie pisze. Jeżeli ktoś do mnie od razu coś napisze, to osobiście mu odpowiadam, nawiązując do jego wiadomości. Tak samo jeżeli ktoś na moje przywitanie odpowie. Tego nie automatyzuję 🙂

TWORZENIE GRAFIK

Kolejnym cyklicznym działaniem, które usprawnia automatyzacja pracy, jest tworzenie grafik do live, które robię co tydzień na Facebooku. Muszę je w odpowiedni sposób zareklamować. Zrobienie grafik jest dość proste. Wykorzystuję do tego Canva.com, bo można tam stworzyć szablony. Jedyne, co zmieniam to datę, tekst i grafikę w tle. Cały układ obrazu jest taki sam.

CHECKLISTY

Nagrałem cały odcinek podcastu o tym cudownym narzędziu (klik). Jeżeli wykonuję bardziej złożone czynności, jak na przykład przygotowanie live, cały proces trwa tydzień. Codziennie wykonuję pewny etap przygotowań i bez checklisty byłoby mi ciężko zapamiętać wszystkie kroki i ich kolejność. Dzięki liście mam gwarancję, że wykonam wszystko w odpowiedniej kolejności i o niczym nie zapomnę. Oczywiście po 2 latach prowadzenia live większość czynności już znam, ale zawsze sprawdzam checklistę! Czasem zdarzy mi się pominąć krok. Checklista jest naprawdę fenomenalnym narzędziem. Nie jest to automatyzacja sensu stricto, ale znacznie przyspiesza i podnosi jakość wykonanej pracy.

Do zarządzania swoimi checklistami i zadaniami korzystam z narzędzia ClickUp. Ustawiłem w nim cykliczne obowiązki. Jeżeli wykonam zadanie, które robię co środę, to ono automatycznie pojawi się z terminem za tydzień. Nie muszę znowu planować, obowiązki automatycznie pojawiają się same, oczywiście razem z checklistą, która jest ich częścią :).

SPRZEDAŻ KURSÓW

Jak żyć z tą naszą sprzedażą? Zanim zainteresowany stanie się klientem, zazwyczaj dostaje pewien ciąg maili. Zapisuje się na newsletter czy webinar, czym uruchamia wcześniej przygotowaną automatyzację. Dzięki temu nie muszę ich wysyłać sam. Na liście mailingowej mam tysiące osób, więc ciężko byłoby utrzymywać taką komunikację indywidualnie. Jeżeli ktoś odpisze, na każdy taki mail odpowiadam już wtedy osobiście, nawet gdy dostaję 100 odpowiedzi.

Kiedy dana osoba przeszła już przez tę część automatyzacji i zdecydowała się na zakup kursu, może to zrobić też na firmę. Będzie nam potrzebna faktura. Tym zajmuje się za mnie platforma kursowa :). Faktura generuje się sama i zostaje wysłana na mail do użytkownika. Większość faktur jest wystawiana automatycznie, wyjątkami są np. faktury za szkolenia stacjonarne. Tutaj mam szablon w Excelu.

Po zakupie kursu klient dostaje dostęp do platformy, który wysyłany jest automatycznie. Dostaje ode mnie również ciąg maili – regularnie tydzień, dwa tygodnie i miesiąc po zakupie, z zapytaniem jak mu idzie kurs. Jeżeli odpisze, chętnie odpowiadam indywidualnie na jego wiadomość. Jeżeli ma jakieś pytania, to też te wątpliwości rozwiewam. To, że przypominam o wykonaniu kursu ma swój powód – nie każdy kursant przechodzi kurs w całości. Dzięki mailom z przypomnieniem zwiększa się motywacja kursanta do skończenia lekcji.

DELEGOWANIE ZADAŃ

Na samym końcu wisienka na torcie, czyli mój zespół. Pracuję z dwoma osobami, których stanowiska nazwałem CTO assistant i CEO assistant. Chief Technical Officer assistant, czyli ktoś, kto zajmuje się rzeczami technicznymi – montażem oraz publikowaniem vlogów i podcastów, montażem kursu, a także pomaga mi przy tworzeniu grafik.  Natomiast CEO assistant to w skrócie asystentka szefa. Czuwa nad pracą CTOA, koordynuje jego pracę i czuwa nad moimi social mediami. Korzysta z aplikacji OneUpApp, która to pozwala planować posty w social mediach z wyprzedzeniem. CTO assistant redaguje i sprawdza teksty na blogu. Zajmuje się też innymi rzeczami, na które mi brakuje czasu np. zrealizowanie projektu logo firmy.

PODSUMOWANIE

Wyobraź sobie, że wszystkie wymienione wcześniej rzeczy musiałbym robić ręcznie. Zajęłoby to masę czasu, a tak to kiedyś wyglądało. Zdecydowałem się jednak ten czas zainwestować, poświęciłem go więcej po to, żeby właśnie teraz czerpać z tego korzyści. To robi się bardzo często raz, a działa miesiącami. Dzięki automatyzacjom pracy można zaoszczędzić dziesiątki czy setki godzin, dlatego gorąco zachęcam do pracy w ten sposób.

Jeśli temat automatyzacji Cię zainteresował, a pracujesz w programie Excel, zachęcam Cię do zapoznania się z makrami i VBA (link do kursu) oraz Power Query i Power Pivot (link do kursu). To narzędzia, które znacznie przyspieszają pracę, sam używam ich w kwestiach budżetowych, raportowaniu czy eksportowaniu z faktur z systemu. Jeżeli pracujesz w korporacji, idę o zakład, że zautomatyzowanie kilku procesów w firmie może być łatwym zwycięstwem.

Zaawansowany Excel

Sprawdź ofertę kursu!

Michał Kowalczyk

Cześć! Jestem Michał. Dzięki zarabianiu na blogu i rozsądnemu oszczędzaniu stać mnie na wiele. Chcę Ci pokazać jak zadbać o domowy budżet, wychodzić z długów, pomnażać oszczędności i samemu zadbać o godziwą emeryturę.
Zapisz się, aby nauczyć się Excela!

Korzystając z serwisu akceptujesz politykę prywatności oraz cookies. Zobacz