Znowu trzeba siedzieć nadgodziny. Czy to zawsze wina szefa i procesów? Jak wyjść wcześniej bez „uwijania się”?
Czym są nadgodziny?
Nadgodziny to ponadwymiarowe godziny pracy, które powstają, gdy otrzymamy wyraźne polecenie od pracodawcy lub kiedy pracodawca wie o tym, że zostajemy po godzinach i nie wyraził w związku z tym sprzeciwu. Nie powstają za to w sytuacji, kiedy spędzamy czas w pracy z własnej woli i bez wiedzy szefa.
Nadgodziny są w Polsce limitowane. W tygodniu możemy pracować do 48 godzin. Jeżeli zatem pracujemy na 40-godzinnym etacie, dodatkowo możemy jeszcze uzbierać 8 godzin w nadgodzinach. Jeżeli ktoś pracuje w inny sposób np. na 12-godzinne zmiany, to ta zależność będzie wyglądała nieco inaczej. Skupimy się na standardowym, 40-godzinnym tygodniu. Pamiętaj też rocznym limicie nadgodzin – do 150 godzin.
W związku z nadgodzinami ustawodawca narzuca bonusy – dodatkowe 50 proc. stawki za nadgodziny w dzień i 100 proc. za nadgodziny w nocy (23 -7).
Czy jeżeli pracodawca każe Ci robić nadgodziny, musisz się zgodzić? Według kodeksu pracy tak, bo jeśli nie dopełni się tego obowiązku, to nie dopełnia się stosunku pracownik-pracodawca. Są jednak pewne wyjątki: osoby młodociane i kobiety ciężarne są zwolnione z pracy w nadgodzinach. Są też osoby, które nie muszą, ale mogą jeżeli wyrażą zgodę – to rodzice dzieci do lat 4.
10 minut dziennie
Pomyślmy, jak pozbyć się nadgodzin. Najpierw trzeba by było się zastanowić, ile ich w ogóle mamy oraz sprawdzić, gdzie w naszych codziennych działaniach jest potencjał do usprawnienia. Często nie optymalizujemy swoich działań, bo wydaje nam się, że nie mamy na to czasu. W końcu nadgodziny czekają i trzeba ich uniknąć 🙂
Warto czasem zrobić krok do tyłu i się zastanowić. Co, gdyby w ciągu każdego dnia w pracy udało nam się zaoszczędzić 10 minut? Wydaje się niedużo? 10 minut dziennie to 50 minut tygodniowo i 3,5 godziny miesięcznie. W skali roku robią się z tego 42 godziny. Czyli jeden tydzień pracy! Na prostej oszczędności 10 minut dziennie w skali roku jesteśmy o 1 tydzień pracy do przodu.
Nałóżmy na to koszty pracodawcy. Załóżmy, że zarabiamy 4000 zł brutto, czyli jakieś 2900 zł na rękę. Pracodawca ponosi dodatkowe koszty naszego zatrudnienia – składki, miejsce, w którym pracujemy, sprzęt i tak dalej. Dodając koszty, przyjmijmy, że kosztujemy pracodawcę miesięcznie 5820 zł. Jeżeli podzielimy tę kwotę przez średnią liczbę godzin w miesiącu, czyli 167 godzin to godzina naszej pracy dla pracodawcy stanowi koszt 35 zł. Jeżeli zaoszczędzimy 10 minut dziennie, w skali roku oszczędzamy dla pracodawcy ok. 1470 zł! To jest świetny argument do podwyżki. Takie wyliczenie może pokazać Twojemu pracodawcy, że pracujesz zdecydowanie bardziej efektywnie. Jeżeli oszczędzamy swój czas, to mamy go więcej na inne działania, które mogą zwiększyć zyskowność firmy.
Porządek w plikach
Jak zaoszczędzić te 10 minut? Możesz zrobić porządek w plikach. Najprościej będzie je skatalogować i przygotować system zarządzania nimi. Brzmi bardzo ambitnie? Będą to po prostu foldery ;). Opiszę, jak to wygląda u mnie. Stworzyłem sobie kilka katalogów.
Pierwszy katalog to „Inbox”, gdzie trafiają rzeczy, których nie jestem w stanie od razu skategoryzować, a nad którymi muszę się zastanowić, bo nie jestem pewny do jakiego folderu mają trafić albo czy powinienem je usunąć. Inbox przeglądam raz w tygodniu. U Ciebie inboxem może być np. folder pobrane 🙂
Pod folderem „Inbox” mam folder „Organizacyjny”, w którym znajdują się takie podfoldery, jak „Budżet”, „Książki”, „Cele”, „Analiza sprzedaży” i „Mindmapy”. To zarządcze rzeczy, które pozwalają, aby mój biznes funkcjonował.
Kolejny folder „Podcasty”, w którym mam 2 podfoldery: „Podcasty moje” i „Podcasty gościnne”. Po nim folder „Vlog”. Tam każdy folder to kolejny odcinek vloga. Podobnie sytuacja wygląda z folderem „Webinary”. W nim znajdują się wszystkie webinary, które nagrywam co środę.
Pod nim mam folder „Prawo”, w którym są dokumenty. W folderze „Faktury” znajdują się foldery kolejnych lat i miesięcy tak, żeby łatwo było znaleźć faktury z konkretnego okresu. W każdym folderze miesiąca są dwa podfoldery – faktur sprzedażowych i faktur kosztowych. Folder „Prawo” zawiera również folder „Umowy”, gdzie znajdują się umowy z kontrahentami czy pracownikami. Następnym folderem są „Szkolenia i wystąpienia”, gdzie przechowuję szkolenia dla firm lub wystąpienia dla organizacji.
Na końcu folder „Edukacja”. W nim znajdują się „Książki”, „Audiobooki” i „Kursy”. Oczywiście nie są to wszystkie moje foldery, ale dzięki takiej kategoryzacji plików łatwiej mi odnaleźć się na dysku. Jeśli ktoś mnie prosi o przesłanie czegoś, to wiem, gdzie tego szukać. Patrząc na to, jak często coś się gubimy w naszych własnych plikach czy folderach na dysku, utrzymanie porządku pozwoli zaoszczędzić kilka minut.
Porządek na biurku i w skrzynce mailowej
Skoro zrobiliśmy już porządek w plikach, może warto też zrobić porządek na biurku. Jeżeli masz sterty papierów warto je pokategoryzować i poukładać chronologicznie np. w teczkach czy segregatorach. Polecam Ci mieć ład na biurku. W momencie kiedy do Ciebie piszę, na moim biurku znajduje się kawa, długopis, woda, słuchawki i telefon. To jest wszystko. Jeżeli mam porządek, to dużo łatwiej jest mi się skupić, bo syf na biurku mnie nie rozprasza. Dzięki temu mogę efektywniej pracować. Możesz mi zarzucić trzymanie telefonu na biurku. Obronię się: wszystkie powiadomienia są wyłączone i nie pamiętam, kiedy ostatnio włączyłem dźwięki 🙂
Kolejne miejsce, w którym warto rozważyć zrobienie porządku to mail. W korporacjach spływają do nas maile czasami z całego świata, które często nas nie dotyczą. Zostajemy dołączani do olbrzymich list mailowych, które zaśmiecają nam skrzynkę. Przejrzenie każdego maila, który do nas przyjdzie, zabiera nam cenny czas. O zarządzaniu skrzynką napisałem osobny post, zachęcam Cię do jego przeczytania (kliknij tutaj).
Porządek w kalendarzu i zadaniach
Kolejne miejsce, w którym warto zrobić porządek, to kalendarz. Usuwaj z kalendarza możliwie wszystkie spotkania, z których nic nie wynosisz. A jeżeli już musisz na nich być, wycisz się i pracuj. Porozmawiaj o tym z Twoim przełożonym. Każda godzina to sporo czasu, który możesz zaoszczędzić i przeznaczyć na coś innego. Jeśli pracowałeś kiedyś w korporacji, to być może wiesz, co mam na myśli. Różnie to z wartością spotkań bywa :).
Następna sprawa to organizacja zadań. Warto rozważyć aplikację do planowania zadań. Świetnie sprawdzi się do kategoryzowania zadań i zabezpieczy nas przed zapominaniem. Aplikacja do zadań wskaże nam, co robić dalej. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której kończymy jedno zadanie i tracimy czas na zastanawianie się nad kolejnym krokiem. Jeżeli mamy zaplanowany dzień, jesteśmy w stanie w ciągu ośmiu godzin pracy zrobić więcej, przez co nie narażamy się na nadgodziny. Możemy zaplanować sobie pracę w konkretne bloki czasu. Warto też pomyśleć o blokowaniu przestrzeni w kalendarzu, aby inni wiedzieli, że wtedy poświęcasz czas na dane zadanie i Cię nie rozpraszali. To kolejna, bardzo dobra praktyka.
Excel – checklista
Jeden z największych potencjałów do oszczędzania czasu drzemie w naszych plikach Excela. Jeżeli zdarza Ci się pracować z tym programem, zachęcam Cię do tego, żebyś przede wszystkim wdrożył u siebie checklistę. Jeżeli robisz cykliczne raporty warto, aby pierwsza karta w Twoim pliku była kartą checklisty, zawierającą kolejne kroki, które trzeba wykonać, aby zaktualizować plik.
To zapewni Ci, zmniejszenie liczby błędów, bo za każdym razem robisz tę samą sekwencję kroków. Poprawisz tempo, bo znając następny krok, pracujesz płynniej. Jeśli zachorujesz ktoś, kto będzie Cię zastępował, będzie widział, co musi zrobić, żeby zaktualizować Twój plik. W Twojej checkliście powinny znaleźć się maksymalnie proste kroki, żeby każdy sobie z nimi poradził. Właśnie z tych powodów checklista zdecydowanie przyspieszy Twoją pracę.
Excel – tabele przestawne i formuły
Zachęcam Cię do tworzenia automatycznych narzędzi. O co w tym chodzi? Jeżeli masz możliwość, zbuduj szablonu raportu. Jeśli masz raport, który planujesz odświeżać regularnie, zachęcam Cię do skorzystania np. z tabeli przestawnej. Na podstawie danych źródłowych tabela przestawna pozwali Ci skonstruować szablon wyglądu Twojego raportu. Jedyne, co musisz zrobić przy kolejnej aktualizacji, to wklejenie nowych danych źródłowych i odświeżenie tabeli przestawnej (1 kliknięcie). Raz poświęca się nieco więcej czasu, aby stworzyć szablon, a potem tylko podmienia się dane, aby Twój raport był gotowy zdecydowanie szybciej. Budowanie go za każdym razem od nowa to strata czasu.
Czasami tabele przestawne nie wystarczą i trzeba uciec się do formuł. Wygląda to podobnie. Pamiętaj jednak, że przy dużej liczbie danych (+- 10 tys. wierszy) formuły działają wolniej niż tabela przestawna, dlatego warto dobrze dobrać narzędzie do problemu.
Excel – makra i VBA
Na samym końcu jest wierzchołek znajomości Excela, czyli makra. To takie małe programy, zapisane w plikach Excela, które pozwalają wykonywać pewne sekwencje czynności. Są bardziej skomplikowane niż tabele przestawne czy formuły, ale mają też znacznie większe możliwości. Za pomocą formuły np. nie otworzymy pliku, nie skopiujemy danych z tego pliku, nie zamkniemy go ani nie wyślemy go mailem. Makra mogą tworzyć i odświeżać nasze raporty od A do Z.
Przykład z życia? W jednej z firm, dla których pracowałem, tworzyło się cykliczne raporty do dostawców. Mieliśmy dziesięciu dostawców i cztery kraje. Nasz system generował cztery raporty, każdy dla innego kraju. Co miesiąc musieliśmy je łączyć. Kolejno tworzyliśmy osobne karty dla dostawców i wrzucali tam tylko linie konkretnego z nich. Następnie tworzyliśmy 10 osobnych plików, załączaliśmy je do maili i wysłaliśmy z odpowiednim komentarzem do naszych dostawców.
Ręczna aktualizacja zajmowała ok. 2 dni (dużo linii do obróbki). Napisałem makro, które wykonywało całą sekwencję czynności w mniej niż 10 minut. Jedyne, co musiał zrobić użytkownik, to pobranie z systemu plików źródłowych dla krajów i kliknięcie guzika start 🙂 Pozostawiłem też możliwość sprawdzenia, czy adresy dostawców są dobrze przypisane do plików. Makra mają bardzo duży potencjał, dlatego zachęcam Cię do nauczenia się ich – stworzyłem w tym celu kurs Makra i VBA od Zera do Mastera (kliknij tutaj)
Podsumowanie
Co możesz zrobić, aby uniknąć nadgodzin w pracy?
- Zrób porządek w plikach, na biurku, w skrzynce mailowej, w kalendarzu.
- Zacznij korzystać z aplikacji do zadań.
- Usprawnij swoje pliki Excela – za pomocą tabel przestawnych, formuł lub makr.
Będzie to wymagało od Ciebie pewnej inwestycji czasu, ale ta inwestycja się będzie zwracała. Zachęcam do tego, abyś przyglądał się swojej pracy, bo być może jest tam całkiem sporo potencjału do doskonalenia!
