Dlaczego pracodawca rzuca nam pod nogi testy Excela? Po przeczytaniu wpisu zrozumiesz sens takiego działania.
1. PRAWIE TAK POPULARNY JAK CHIŃSKI
Programu MS Excel używa na świecie 1,2 miliarda osób, czyli mniej więcej co szósty człowiek stąpający po ziemi.[1] Jest więc spora szansa, że Twoi klienci wewnętrzni (czyli koledzy z pracy) i zewnętrzni (czyli klienci firmy) będą w stanie odczytać i zrozumieć pliki, które dla nich przygotowałeś. I w drugą stronę – jeśli umiesz Excela, raporty od Twoich dostawców czy analiza wyników sprzedażowych na 100 sposobów nie powinna być dla Ciebie zaskoczeniem. Takie obowiązki mogą czekać Cię w pracy, a więc rekruter chętnie sprawdzi Twoją znajomość programu w czasie testu Excela.
Pracodawcy dużo łatwiej jest zatrudnić kogoś z „dobry Excelem” (chociaż z mojego doświadczenia powiem: każdy uważa, że ma dobrego Excela, mało kto ma) niż kogoś z dobrą znajomością dedykowanego programu lub mniej popularnego systemu, z którego korzystasz Ty i kilka innych firm w kraju.
Patrząc przez pryzmat pracodawcy, testy Excela wydają się naturalną weryfikacją Twoich umiejętności. Gdybyś miał zatrudnić pracownika, który musi znać arkusze kalkulacyjne, to czy zaryzykowałbyś przyjęciem go bez sprawdzenia tej umiejętności?
[1] https://www.windowscentral.com/there-are-now-12-billion-office-users-60-million-office-365-commercial-customers
2. CENA NIE STANOWI BARIERY
Cena pakietu Microsoft Office w modelu subskrypcyjnym dla firm zaczyna się od kwoty około 35 zł za użytkownika miesięcznie.[2] Oczywiście można wynegocjować lepsze warunki albo pracować na starszych wersjach. W wielu firmach nadal korzysta się z wersji MS Office 2007 czy 2010. Z punktu widzenia użytkownika nie stanowi to dużego utrudnienia. Oczywiście najnowsza wersja będzie mieć dodatkowe usprawnienia, ale zgodnie z zasadą Pareto – i tak przez 80% czasu pracy w MS Excel będziemy używać 20% narzędzi, a wszystkie z nich są z nami już od wersji 2007. Gdyby ktoś jednak zapytał mnie jaką najstarszą wersję pakietu MS Office rekomendowałbym do zakupu, odpowiedziałbym 2010. Z drugiej strony, który program dla biznesu kosztuje tak niewiele?
Pamiętajmy, że pakiet MS Office to nie tylko MS Excel. Kupując licencję, dostajemy dostęp do MS PowerPoint – tak, to ten od slajdów, MS Outlook – a to jest klient poczty, czy MS Access – tutaj zaczynają się schody, bo to ten od pracy z bazami i hurtowniami danych. Jeśli wybierzemy model subskrypcyjny, zyskamy też dostęp do chmury OneDrive.
Alternatywą dla pakietu MS Office jest ciągle rozwijające się rozwiązanie od Google – G-Suite. Arkusze Google nadal pozostają sporo w tyle za tradycyjnym Excelem, ale mają swoją przewagę: wszystko dzieje się w chmurze. Dzięki temu rozwiązaniu wygodnie pracuje się zespołowo na tym samym pliku i w tym samym czasie. Pamiętać należy, że pakiet narzędzi Google dla biznesu nie jest darmowy. Jeśli używasz go w celach komercyjnych, rozejrzyj się za licencją G-Suite.
Na koniec tego punktu – jeśli czekają Cię testy z Excela, może warto zapytać pracodawcę, czy dla niego Excel to ten od Microsoftu, czy może Arkusze Google? Dowiedz się, na której wersji językowej będziesz wykonywał testy Excela i który to Excel (najpewniej od 2007 w górę, ale warto wiedzieć, na co się przygotowywać). Chyba nie chcesz polec, bo brakowało funkcji, która była w Excelu 2016, ale w 2007 już nie, a to na niej przyszło Ci robić testy Excela?
To jeden z błędów, o których piszę więcej w tym artykule (kliknij).
[2] https://products.office.com/pl-pl/compare-all-microsoft-office-products?tab=2
3. PAPIEREK LAKMUSOWY DLA INNYCH SYSTEMÓW
W wielu firmach korzysta się z dedykowanego CRM (Customer Relationship Management, system do zarządzania relacjami z klientem) albo z programów księgowych. Może warto czasem sprawdzić ich działanie? Wyrywkowa weryfikacja czy system dobrze policzył zamówienia albo, czy zysk na koniec miesiąca się zgadza to coś, co warto zrobić od czasu do czasu. Mając systemy, łatwo wyeksportujesz dane. Znając MS Excel, bez trudu sprawdzisz poprawność obliczeń i logiki działania metryk.
Oczywiście uważaj też na drugą stronę medalu. Słyszałeś o błędzie wartym 24 miliony dolarów? Jeden z pracowników firmy TransAlta źle wkleił dane, co spowodowało błędne dopasowanie ofert do kontraktów. 10% zysku tej firmy po prostu się rozpłynęło. [3]
Brzmi strasznie? Dobra znajomość programu to klucz. Wiele biznesów opiera swoje działania na analizach w MS Excel. Jako szkoleniowiec, były starszy analityk czy były manager w firmie z branży handlu detalicznego mogę zagwarantować Ci, że hegemoni wielu rynków stawiają mocno na Excela – a ich biznesy mają się świetnie. Chyba coś w tym musi być? Wystarczy przeglądnąć oferty pracy w korporacjach. Nawet w obsłudze klienta wymagana jest znajomość arkuszy kalkulacyjnych.
To kolejny przykład, dzięki któremu poznajesz wszechstronność programu od Microsoftu. Testy Excela często zawierają krótkie zadania, związane z analizą w stylu „wskaż produkty, które nie są dla nas rentowne” albo „zbadaj, czy dane wyeksportowane z naszego systemu mają logiczny sens”.
[3] https://www.theglobeandmail.com/report-on-business/human-error-costs-transalta-24-million-on-contract-bids/article18285651/
4. PODRĘCZNY KALKULATOR NA STERYDACH
KPI (Key Performance Indicator, Kluczowy Wskaźnik Efektywności) goni KPI – często wymyślamy nowe metryki. Doładowanie ich do systemów zliczających sprzedaż lub do programów księgowych często wymaga drogi przez helpdesk… wyboistej drogi przez helpdesk…
A gdyby tak w Excelu? Masz pomysł na policzenie ROI (return on investment, zwrot z inwestycji) w inny sposób? Chcesz pogrzebać trochę w wynikach za ostatni kwartał i porównać je z zeszłym rokiem? A może dowiedzieć się, jak wygląda długi ogon nisko rotujących produktów kategorii, którą się zajmujesz? Wystarczy wyeksportować dane z systemu, wkleić je do Excela, stworzyć odpowiednią kolumnę lub użyć tabeli przestawnej i rozpocząć analizę.
Hmm… Eksportowanie… Właśnie! Kojarzysz pliki z rozszerzeniem .csv? CSV to skrót od Comma Separated Values, czyli wartości oddzielone przecinkami. W Europie często rozdzielone jednak średnikami, ale to nam w niczym nie przeszkodzi. W Excelu możesz w prosty sposób takie pliki rozdzielić. Testy Excela mogą zawierać takie zadania. A co w plikach CSV jest? Na przykład zrzut ze sprzedaży za wybrany okres czy z CRM, lista mailowa, a może stany magazynowe? Po rozdzieleniu pozostaje już tylko analiza.
Pracując w Excelu, napotkasz 2 ograniczenia: Twoje umiejętności i Twoją wyobraźnię. Jeśli czytasz dowolny artykuł na temat analizy, nowej metryki czy innego podejścia do danych możesz niemal równocześnie włączyć MS Excel, stworzyć plik i zastanowić się jak skonsumowane przed chwilą informacje mogą przełożyć się na Twój biznes. Na koniec dnia chcemy ułatwiać sobie życie i podnosić rentowność biznesu. Jak to zrobić bez podręcznego kalkulatora na sterydach?
Pewnie już widzisz, że dobra znajomość arkuszy kalkulacyjnych pozwoli Ci nie tylko pokonać testy Excela. Może także dać Ci solidny argument do podwyżki. W końcu z pomocą tego programu będziesz mógł rekomendować dobre, oparte na faktach decyzje biznesowe, a może i sam je podejmować? To może przełożyć się na wyniki firmy i Twoją wypłatę.
Jeśli wybierasz się na rozmowę o pracę sprawdź 5 rzeczy, przez które możesz oblać testy Excela (kliknij).
5. ANALIZO ZRÓB SIĘ SAMA
Ale że za każdym razem trzeba wszystko tworzyć od nowa? Niekoniecznie. Systemy raportujące sprzedaż, CRMy czy systemy ERP (Enterprise Resource Planning, Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) rzadko kiedy pozwalają nam na pełną dowolność wyboru kąta patrzenia na dane. Excel wprost przeciwnie. Jeśli stworzymy poprawną ścieżkę analizy raz (tak, są potrzebne pewne umiejętności obsługi Excela – ale wcale nie wygórowane) to jedynym, co pozostanie nam zrobić, jest podmiana danych źródłowych pliku na nowe.
Dzięki takiemu rozwiązaniu ponosimy jednorazowo inwestycję czasu, aby potem czerpać z niej tantiemy. Do czasu, aż nie stwierdzimy, że nasza analiza wymaga usunięcia metryki, dodania kolejnej czy edycji już istniejących.
Jeśli jesteśmy w stanie oszczędzić godziny czasu pracy nas i naszych kolegów, bezpośrednio przykładamy się do oszczędności firmy. W 2019 r. koszt jednej godziny pracownika zarabiającego średnią krajową (GUS, lipiec 2019) dla pracodawcy wynosił w przybliżeniu 40 zł. Jeśli zaoszczędzisz 1 godzinę tygodniowo, w skali roku zarobiłeś dla firmy 2080 zł. A to tylko jedna godzina. Jeśli szybko i bezbłędnie zrobiłeś już testy Excela i rozmawiasz z pracodawcą o pensji, to czy powyższe zdania nie brzmią jak solidny argument do negocjowania wyższej stawki? A jeśli już pracujesz – skoro usprawniłeś już tyle w firmie, może warto zrobić wyliczenia dla szefa i iść po podwyżkę? Jeśli nie zoptymalizowałeś jeszcze nic, teraz już wiesz, że się da, więc podwyżka jest w zasięgu. Od Ciebie zależy, kiedy na nią zapracujesz.
PODSUMOWANIE
MS Excel jest popularny, tani, elastyczny, poręczny i pozwala automatyzować nasze działania. W powyższym artykule pokazałem praktyczne przykłady przełożenia znajomości tego programu na biznes naszego pracodawcy. Wspólnie możemy podnieść zyskowność jego firmy, co w końcu przełoży się na nasze wynagrodzenie. Testy z Excela, optymalizacja, czas, dobre decyzje, mniejsze koszty, podwyżki. Możesz z powodzeniem używać tych słów w jednym zdaniu ze słowem „Excel”.
Od Twojej chęci nauki i pracy zależy, czy będziesz mógł!
